Assistant ressources humaines (F/H)

L'Assistante RH/Relations sociales assure le suivi administratif et opérationnel des activités liées aux relations sociales et à la gestion des représentants du personnel.

Elle intervient dans le suivi des heures de délégation, la préparation et le suivi des réunions CSE, la gestion administrative des mandats, le suivi des dossiers précontentieux et contentieux, les dépôts d'accords collectifs ainsi que dans différents dossiers RH.

Missions principales

• Gestion et suivi des heures de délégation

Assurer le suivi mensuel des heures de délégation des représentants du personnel :

Exporter le fichier « Bons de délégation » selon les échéances définies

Contrôler la conformité des données saisies et identifier les éventuelles anomalies : heures saisies les dimanches, jours fériés, incohérences de dates ou d'horaires, etc. En cas d'anomalie, contacter les têtes de liste concernées afin d'obtenir les corrections nécessaires.

Saisir via un tableau croisé dynamique les heures qui doivent être transmises au service paie

Transmettre les éléments aux services Digital et Paie.

À réception des feuilles annexes, effectuer un contrôle de cohérence avec le fichier des bons de délégation

• Gestion administrative des dossiers prud'homaux

À réception d'une saisine , créer le dossier sur le serveur dans les espaces dédiés.

Collecter les pièces nécessaires pour la défense de la Société, notamment :

Bulletins de paie et bulletins annexes ;

Contrat de travail et avenants éventuels

Plannings ; Disciplinaire ;

Mettre à jour le tableau de suivi des contentieux.

• Suivi des dossiers pré-contentieux

Identifier les documents nécessaires à la constitution des dossiers et récupérer les pièces auprès des différents interlocuteurs si besoin.

• Préparation et suivi des réunions CSE

Assurer l'ensemble du suivi administratif nécessaire à la préparation des réunions CSE :

Préparation de la réunion

Envoyer un mail de demande de l'ordre du jour au secrétaire du CSE + le PV de la réunion précédente

Préparer la convocation avec l'ordre du jour

Préparer le script et solliciter différents services afin de recueillir les éléments de réponse, si nécessaire.

Prévoir les feuilles d'émargement et documents complémentaires si nécessaire ;

Organisation de la réunion

Planifier les réunions CSE dans le calendrier One Drive + Outlook et suivre les échéances

Préparer et envoyer les convocations : une pour les membres titulaires et une pour les membres suppléants et les archiver ;

Après la réunion

Faire signer au secrétaire les PV approuvés en réunion, ou les PV de carence de questions, puis les archiver (dossier informatique + cahier)

Pour les transferts-reprises, créer et transmettre le mail d'information au CSE concerné dans les 48h après notification.

• Gestion des mandats des représentants du personnel

• Gestion de l'affichage obligatoire , assurer son suivi

• Dépôt et suivi des accords collectifs

• Gestion administrative des dossiers d'inaptitude

• Gestion administrative Transfert-Reprise

Préparer les documents obligatoires à fournir à l'entreprise entrante pour les salariés transférés

Mettre une date de fin et un motif dans Gescar

Prévenir la mutuelle des fin d'affiliation

Vérifier les documents des salariés transmis par la société sortante + si les conditions de transfert sont remplies

• Élections professionnelles

En lien avec le N+1 :

Apporter un support dans l'organisation et la préparation des élections.

Compléter les documents nécessaires pour le vote électronique

Suivre les échéances du planning prévu et saisir les différentes dates dans le calendrier Outlook

Participer au suivi des différentes étapes du processus électoral.

Préparer les différentes convocations