Assistant exploitation (H/F)

RESPONSABILITÉS : Mission 1 : Gestion des demandes et coordination opérationnelle · Enregistrer et traiter les demandes du groupe : • Astreinte • Demandes d'interventions • Demandes de devis • Prises de rendez-vous • Assurer l'ouverture des PA sur Twimm • Gérer les décomptes P3 • Transmettre les interventions aux équipes (techniciens/monteurs) selon les domaines : • Entretien • Exploitation • Hydraulique Mission 2 : Planification & suivi des ressources (Techniciens / Monteurs) · Gérer le planning des techniciens/monteurs et en être garante : • Astreinte / permanence • Congés / formations • Arrêts, absences... • Collecter et gérer les feuilles d'heures • Traiter et valider les bons d'interventions (BI) des techniciens • Assister les chargés d'affaires pour l'enregistrement et la validation des BI Mission 3 : Support chiffrage & gestion des devis · Assister les chargés d'affaires dans : • Le chiffrage des travaux de maintenance (PA) • Les demandes de prix auprès des fournisseurs et sous-traitants • Assurer la relance des devis non acceptés Mission 4 : Pré-facturation, reporting et suivi client · Être garante de la pré-facturation du groupe opérationnel · Réaliser et tenir à jour : o Reporting client o Reporting interne à destination du chef de groupe et des chargés d'affaires · Réaliser les rapports exploitation (selon process interne) Mission 5 : Achats, commandes & sous-traitance · Passer / suivre les commandes fournisseurs et sous-traitants · Demander les contrats de sous-traitance (en lien avec le chef de groupe / CA selon procédure) · Assurer l'archivage électronique des documents liés à l'activité du groupe Mission 6 : Administration générale & accueil · Assister les équipes dans leur quotidien · Assurer la prise d'appels téléphoniques · Suivre la bonne circulation des informations (clients / CA / chef de groupe / équipes terrain) Mission 7 : Interface RH – éléments variables de paie · Assurer la remontée des informations paie au service RH (heures, absences, éléments terrain, etc.) Mission 8 : Recouvrement / impayés (en support) · Assister le chef de groupe sur : • La relance des impayés • Le suivi avec le recouvrement (selon circuit interne) PROFIL RECHERCHÉ : Mission 9 : Sécurité (culture & relais) · Animer la culture sécurité au sein du groupe avec le chef de groupe et les chargés d'affaires • Participer aux réunions sécurité du groupe • Remonter au service RH les besoins en EPI • Assister les chargés d'affaires dans les démarches liées à la sécurité (suivi, actions, documents)