Assistant-e de direction et ressources humaines (H/F)

RESPONSABILITÉS

Placé-e sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif et de la Directrice de l'IAE, il/elle assure le secrétariat de direction de l'école et réalise des actes administratifs et de gestion courante. Il/elle sera également en relation étroite avec les directeurs adjoints de l'IAE, le directeur du laboratoire de recherche de la composante et son équipe, notamment pour l'organisation et la gestion administrative des recrutements des enseignants-chercheurs. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information. Il/elle informe et oriente les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches. Il/elle assure la transmission d'informations avec les services centraux (Présidence, DRH, ...)

ACTIVITES ESSENTIELLES :

Assister la direction dans l'organisation et le suivi de l'activité

• Gestion de l'agenda de la Directrice et du Responsable administratif (réunions, déplacements, arbitrage des priorités)
• Organisation des instances de l'IAE dont conseils de gouvernance et conseils restreints, réunions stratégiques, commissions et suivi des ces instances (collèges, PV, délibérations...)
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus)
• Suivi des décisions et tenue de tableaux de bord

Assurer le fonctionnement du secrétariat de direction

• Accueil et filtrage des sollicitations (enseignants, personnel administratif, étudiants et personnes extérieures, des partenaires institutionnels ...)
• Gestion du courrier, enregistrement, distribution et des courriels de la direction
• Classement, archivage, gestion des documents confidentiels
• Mise à jour des listes, contacts et informations internes

Interface avec les usagers et partenaires

• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Interface avec les services de l'UCA (Présidence, DRH, ....)
• Appui à la communication interne (notes d'information, supports)
• Participation à la réalisation d'une newsletter bimestrielle à destination des personnels et d'une newsletter annuelle à destination des partenaires. Appui au traitement des dossiers d'intervenants et vacataires

Appui administratif, logistique et RH

• Suivi administratif de dossiers (partenariats, missions, demandes sur dossiers individuels)
• Appui au traitement des dossiers d'intervenants et vacataires
• Appui logistique aux COS, événements, visites d'évaluation, réunions
• Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques et participation à l'organisation d'événements internes et externes

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur
• Maîtrise des règles administratives et de la confidentialité
• Très bonne maîtrise du français écrit et oral
• Une bonne maitrise de l'anglais serait un plus

Compétences opérationnelles :

• Maîtriser les outils bureautiques
• Travailler en autonomie et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Maîtriser les méthodes de prise de notes
• Appliquer les procédures administratives et les règles d'usage
• Gérer les appels téléphoniques et planning
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,..)
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d'information
• Organisation du travail, gestion de l'urgence et des priorités
• Capacité de rédaction, synthèse et mise en forme de documents
• Organisation d'événements et de réunions

Compétences comportementales :

• Rigueur, fiabilité, autonomie
• Discrétion et sens du service public
• Qualités relationnelles, diplomatie, travail en équipe

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Catégorie : C
• Rémunération : INM 366 soit 1 867.02 € brut mensuel
• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaires
• Contrat du 01/09/2026 au 31/08/2027
• Congés annuel : 49 jours de congés annuels pour un temps plein (base 37h30)
• Localisation du Poste : IAE - Clermont-Ferrand
• Protection Sociale Complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.
• Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
• Participation aux frais de transports en commun
• Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents ( https://class.uca.fr/ )
• Pour l'UCA, l'inclusion et la diversi...