Assistant de gestion (F/H) (H/F)

Suite à un départ à la retraite, nous recrutons :

Un Assistant/Une Assistante de gestion F/H

Poste en CDI, à temps plein, à pourvoir dès que possible.

Poste basé au Siège à Villeurbanne (accessibilité métro A/ tram T3 - arrêt Vaulx-en-Velin La Soie, piste cyclable, .)

Vous aimez organiser, suivre, fiabiliser et exploiter des données ?

Rejoignez notre service Vie et Amélioration du Patrimoine (VAP), et contribuez, grâce à vos compétences administratives et informatiques, à la gestion près de 50 contrats d'entretien et de maintenance (ascenseurs, espaces verts, chaudières, VMC, désinsectisation, etc), qui participent chaque jour à la qualité de vie de nos locataires.

Intégré(e) à une équipe de 12 collaborateurs et en binôme avec un(e) autre assistant(e), vous assurez le suivi administratif, financier et informatique des contrats, marchés publics et commandes, spécifiquement pour les pôles « énergie / chauffage » et « résidences spécialisées » (exemple : CCAS, Crous, Forum réfugiés.).

Vos missions

Assurer la gestion administrative des contrats d'entretien et de chauffage collectif :

• Saisir et suivre informatiquement les contrats : gestion administrative, enregistrement des avenants, saisi des marchés accord cadre à bons de commandes, des bordereaux de prix unitaires, des marchés 3 devis.
• Déposer les documents correspondants aux différentes étapes de la vie des contrats, marchés, commandes.
• Créer les bons de commandes adéquats
• Mettre à jour les indices-index du bâtiment
• Mettre en place et suivre les différents tableaux de bord de la facturation
• Enregistrer les factures et contrôler la bonne facturation
• Créer les bons de commandes

Être référent(e) sur notre logiciel Ikos (ERP)

• Création et modifications des bons de commandes ou autres besoins administratifs
• Proposer des procédures adaptées aux modules utilisés par le service
• Venir en soutien aux membres du service : résolution des points bloquants, difficultés rencontrées, propositions d'amélioration.
• Participation au groupe de travail sur l'amélioration et la suite à donner à l'outil.