Assistant de la direction administrative et financière (H/F)

Rattaché(e) à la Directrice Administrative et Financière, vous aurez 2 missions principales exercées pour chacune d'elles à environ 50% : Assistanat de la Direction Administrative et Financière (DAF) et assistant encaissement.

Missions d'assistanat de la Direction Administrative et Financière (DAF) :

• Assurez les missions d'assistanat de la Direction administrative et financière :
• élaboration, rédaction et diffusion de courriers, compte-rendu et autres documents,
• tri et dispatching du courrier de la direction,
• classement, archivage (papier et numérique) pour la direction,
• planification de rendez-vous et des réunions de service et de direction, suivi de plannings,
• collecte d'informations pour la rédaction de délibérations pour le conseil d'administration, .
• Contribuez au bon fonctionnement et à la gestion de la direction : connaître les rôles et missions attendus de la direction, répondre aux demandes de travaux de secrétariat des collègues de la direction en faisant preuve de sens de l'organisation et de qualités relationnelles.
• Actualisez les tableaux de suivi budgétaire et d'indicateurs d'activité pour l'ensemble des directions : élaboration des tableaux de budgets initiaux par direction, suivi budgétaire trimestriel par directions. Vous apportez un premier niveau d'analyse qui sera ensuite complété par la directrice DAF. (Progiciel de gestion : IKOS)

Pour les budgets gérés par la Direction administrative et financière, tracer et suivre les dépenses par comptes : suivi détaillé des dépenses et classement des factures.

Missions d'assistant encaissement. - cette partie d'activité s'effectue en binôme.

• Assurez quotidiennement l'encaissement des loyers (chèque ou virement bancaire). Contrôler les diverses intégrations automatiques.
• Gérez les incidents d'encaissement (chèque sans provision, prélèvement rejeté) afin de garantir un compte client / locataire actualisé et fiable. Assurer les écritures comptables correspondantes.
• Analysez les demandes de remboursement / réclamations des locataires et les traiter conformément aux consignes et procédures : contrôler les pièces justificatives et les visas des services internes, vérifier le montant à rembourser, passer les écritures comptables correspondantes, faire le traitement informatique dans le logiciel de comptabilité. Informer, et répondre aux questions des locataires
• Assurer un reporting d'activité régulier auprès de son responsable hiérarchique.

De formation comptable/gestion (Bac +2) ou BTS type assistant de direction avec une expérience dans une direction financière, vous aimez avoir un poste polyvalent avec « des chiffres ».

Interlocuteur(trice) privilégié(e) de la direction DAF, vous avez à cœur d'être à disposition des collègues pour leur apporter des réponses adaptées, précises, dans un climat chaleureux. Organisé(e), vous gérez vos priorités même en cas de sollicitations multiples ou de périodes chargées en activité.

Office 365 (TEAM) est un de vos outils de travail quotidien et vos aptitudes sur Excel vous permettent d'utiliser diverses formules et les tableaux croisés dynamiques. La connaissance du logiciel IKOS représente un plus.

Nous rejoindre, c'est aussi bénéficier de nombreux avantages :

• Une rémunération selon profil à partir de 26k€ brut annuel (13 mois)
• 1 jour de télétravail (dès 6 mois d'ancienneté)
• 29 jours de congés payés
• 1 jour de RTT tous les 15 jours ou 0.5 jour toutes les semaines pour veiller à votre équilibre vie pro/vie perso
• Une prise en charge à 100% de votre abonnement de transports en commun
• Des tickets restaurant à 10€ pris en charge à hauteur de 60%
• Une prime annuelle sur objectif
• Un accord d'intéressement et avec possibilité d'abondement employeur
• Une Mutuelle d'entreprise et une prévoyance