Assistant de gestion administrative RH (H/F)

Descriptif des missions

Relations avec les clients et les organismes publics

• Création et constitution des dossiers de demande de subvention (dans le domaine des ressources humaines et de la formation).
• Collecte, vérification et organisation des pièces administratives nécessaires à la complétude des dossiers.
• Suivi administratif des demandes de subvention pour les formations (en lien avec les ressources humaines).
• Réponse aux sollicitations des clients concernant l’état d’avancement des dossiers (appels entrants et sortants).
• Relance proactive des parties prenantes (clients, partenaires, organismes publics pour l’obtention de documents manquants, signatures, ou compléments d'information).
• Mise à jour régulière des tableaux de bord internes.
• Veille rigoureuse au respect des délais pour l’envoi et la constitution complète des dossiers, afin d'assurer leur traitement dans les temps impartis.

Qualité et contrôle

• Vérification de la cohérence et de la complétude des informations saisies dans les tableaux de bord et les outils de reporting internes.
• Contrôle de la bonne réception des documents transmis par les différents interlocuteurs internes et externes.
• Garantie de la qualité et de la clarté des communications écrites : lettres, e-mails, reportings, conventions, CERFA, etc.
• Animation de points hebdomadaires (briefings) avec la direction pour faire le point sur : L’évolution des dossiers en cours : Les informations prioritaires à connaître ; Les points de vigilance éventuels.

Savoir-Être

• Aisance à l’oral
• Capacité à travailler en autonomie
• Esprit d’équipe
• Sens du service client
• Discrétion et respect de la confidentialité

Savoir-Faire

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office)
• Mise à jour régulière des tableaux de bord RH
• Rigueur rédactionnelle
• Connaissance de la réglementation en vigueur (notamment en lien avec les dispositifs de formation et d’emploi)

Profil recherché

Profil

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome, avec un excellent sens du service et de bonnes capacités relationnelles. À l’aise dans la gestion administrative et la maîtrise du Pack Office, vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, respecter les délais et communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés.

Discret(ète), réactif(ve) et doté(e) d’un bon esprit d’analyse, vous savez prioriser vos tâches dans un environnement exigeant. Une connaissance des dispositifs de financement de la formation et de l’emploi est appréciée.

Niveau et spécialité d’études : Formation de niveau Bac +3 minimum dans le domaine des ressources humaines (diplôme obtenu obligatoirement)

Type de contrat : CDD de 6 mois.

Date de début : Dès que possible

Rémunération : entre 28 k€ et 32 k€ brut par an, selon le profil et les années d’expérience.

Avantages

• Chèques déjeuner
• Prise en charge à 50 % du titre de transport
• Mutuelle d’entreprise

Localisation : Paris 8ème - Métro : Saint Philippe du Roule/ Courcelles