Assistant de direction bilingue anglais (H/F)

L'emploi s'exerce dans l'environnement immédiat du chef du service des orientations industrielles (SOI) et avec l'ensemble des sous-directions et bureaux du SOI et en relation avec les secrétariats des autres directions de la DGA.

Assurer l'optimisation du temps des manageurs :

-Filtrer les appels téléphoniques, y compris en langue anglaise, en apprécier l'importance/l'urgence,

-Gérer l'agenda du chef de service et son optimisation en temps réel (intégration des imprévus),

-Prendre/hiérarchiser les RdV,

-Planifier/organiser réunions et déplacements.

Préparer les dossiers et assister les manageurs dans le pilotage du Service :

-Veiller aux évolutions de l'environnement de l'entité pour actualiser les dossiers en cours,

-Constituer les fonds de dossier, des supports de suivi

-Contrôler l'accès aux dossiers et veiller à leur intégralité (discerner le degré de confidentialité des informations suivant l'interlocuteur),

-Exploiter/affecter le courrier arrivée/départ protégé et non protégé,

-Vérifier la conformité formelle des documents, dossiers soumis signature.

Contribuer à l'accessibilité et à la circulation de l'information dans l'entité :

-Faire des comptes rendus oraux synthétiques sur les derniers événements marquants,

-Choisir le circuit de diffusion selon la nature de l'information à relayer,

-Harmoniser un mode de fonctionnement entre les secrétaires de l'entité.

-Conduire sous l'autorité du chef de Service des actions déléguées.

Description du profil

Les principales compétences attendues sur le poste sont les suivantes :

-répondre au téléphone en anglais ;

-gestion d'agenda et gestion des rendez-vous ;

-maîtriser les outils de bureautique, la rédaction administrative et les techniques de secrétariat ;

-esprit d'initiative, autonomie, qualités relationnelles et sens du travail en équipe ;

-organisation et méthode.