Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Notre Institut recrute adjoint administratif h/f (à compter du 20 août) relevant de la catégorie C de la fonction publique hospitalière (rémunération en fonction de l'ancienneté dans les mêmes fonctions dont peut se prévaloir le/la candidat.e)

• Accueil physique et téléphonique du public (familles, intervenants extérieurs, partenaires.)
• Renseignements des professionnels de l'établissement et des enfants/adolescents/familles

accompagnés

• En charge des éléments de communication (internes et externes) de l'Institut Les Gravouses
• Mise en forme et création de documents et outils de communication
• Développement numérique de la fonction administrative au sein de l'établissement (logiciels

et nouvelles technologies)

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• Gestion et suivi des dossiers administratifs des enfants accompagnés (gestion papier et

numérique)

• Organisation et suivi des visites d'admission et rencontres familles en lien avec les chefs de

service

• Suivi et mise en forme des indicateurs d'activité de l'établissement (accompagnements

enfants)

• Gestion et suivi des équipements de téléphonie et des équipements informatiques (Interface

avec les prestataires informatiques et téléphoniques)

• Gestion et suivi de la flotte des véhicules de l'établissement
• Gestion et suivi des commandes de fournitures administratives
• Réalisation de bons de commande et facturation en comptabilité des commandes réalisées
• Réalisation des documents/courriers administratifs nécessaires au fonctionnement de

l'établissement

• Rédaction de compte-rendu de réunion / tâches de secrétariat diverses

Compétences requises

• Capacités d'écoute et d'analyse
• Compétences relationnelles
• Maîtrise de la communication
• Capacités rédactionnelles
• Sens des responsabilités / autonomie / prises d'initiative
• Maitrise du pack office et de Canva
• Compétences en nouvelles technologies

Lieux et conditions de travail :

• Présence sur le site d'Institut Les Gravouses
• Bureau accueil et bureau individuel
• Equipement informatique à disposition

Statut et rémunération :

Statut et grille de rémunération de la Fonction Publique Hospitalière

Prise en compte de l'ancienneté dans les missions d'Assistant(e) administratif

Temps de travail :

Temps de travail annuel : 1 561 heures (cycle annuel du 1er aout N au 31 juillet N+1)

203 jours de travail annuels

Fermeture de l'établissement sur certaines périodes des vacances scolaires

Volume horaire hebdomadaire : 39h sur 4 jours et demi (du lundi au vendredi)

En alternance sur des horaires matin (prise de poste à 8h) et soirs (fin de poste à 17h45)