Assistant / Assistante de gestion administrative du personnel (H/F)

Mission :

Assurer la responsabilité du pôle des personnels de l'IBENS. Dans le respect des règles et procédures, instruire les dossiers de recrutement du personnel non permanent, des conventions de stage et les conventions de séjour de recherche et d'accueil des chercheurs.

Assurer le suivi du personnel statutaire, coordonner les activités du pôle et l'encadrement d'un agent en CDD.

Activités

Assurer la responsabilité du pôle, encadrer un agent en CDD

Instruire les demandes de recrutement formulées par les chercheurs et chefs d'équipes en vérifiant la régularité juridique et administrative

Établir les fiches de coûts des recrutements

Rassembler les pièces nécessaires aux dossiers de recrutement en appliquant les procédures dédiées

Apporter son soutien en lien avec les tutelles (ENS/CNRS/INSERM) pour les démarches préfectorales, visa, titre de séjour

Transmettre et suivre les demandes de recrutement

Coordonner les conventions de stage des étudiants, ainsi que les conventions d'accueil, les séjours de recherche des chercheurs

Alimenter et organiser le serveur partagé RH (dossiers et contrats)

Alimenter le tableau de suivi de tous les personnels

Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers

Accueillir, informer et accompagner des agents dans les démarches administratives

Organiser, classer et archiver les dossiers

Rédiger des courrier administratifs

Suivre les évolutions réglementaires

Assurer le suivi administratif des recrutements, des stages et du personnel statutaire

Suivre les fiches d'accueil de suivi Hygiène et Sécurité