Assistant administratif (H/F)

L'Œuvre Normande des Mères (ONM), association du secteur social et médico-social, recrute, pour renforcer l'équipe de son siège social basé à Rouen :

1 Assistant Administratif (H/F) CDI - temps partiel (0.80 ETP)

Missions principales

L'assistant administratif assure une mission d'accueil physique ou téléphonique des publics, des partenaires et des salariés.

Il/Elle incarne l'image de l'association en étant la première personne rencontrée lors d'une arrivée dans les locaux. Il/Elle assure des missions de soutien dans la mise en œuvre quotidienne des activités en apportant son concours au bon fonctionnement organisationnel, logistique et administratif des établissements et services du territoire.

Il/Elle inscrit sa pratique dans le cadre d'un travail d'équipe en se positionnant comme un soutien aux équipes, à l'encadrement ou à la direction. Doté d'une sensibilité pour les secteurs social et médico-social, il ou elle mène ses missions dans le souci de l'accompagnement des publics, en facilitant au maximum le travail des professionnels intervenant sur le terrain.

Volet accueil du public :

• gérer le standard téléphonique du site, aux heures d'ouvertures définies, en assurant un accueil adapté et respectueux et en transmettant les appels aux différents professionnels et/ou en transmettant les messages laissés à ces derniers ;
• renseigner, orienter et guider les personnes contactant l'association sur le standard téléphonique, notamment en délivrant une information juste et fiable aux différents interlocuteurs et en assurant le transfert d'appel au besoin ;
• assurer l'accueil physique des visiteurs extérieurs (publics, partenaires salariés), en adaptant sa posture aux situations rencontrées
• gérer et organiser la convivialité (café, thé, gâteaux.) ainsi que la réservation de repas sur place ou à l'extérieur (plateaux repas, restaurant, etc.)

Volet organisationnel, logistique et administratif

• gérer les stocks de fournitures de bureau et de denrées alimentaires, recenser les besoins des salariés du site et effectuer les achats correspondants après validation ;
• gérer le planning de réservation des salles et bureaux du site, les préparer en amont (matériels, documents, etc.) puis s'assurer de leur rangement après utilisation
• assurer la réception, la distribution, l'affranchissement et l'envoi des courriers des différents professionnels du site en suivant les règles d'ouverture des plis ;
• traiter les mails reçus sur les adresses mails génériques dont il/elle a la charge, en effectuant un tri adapté
• assurer le suivi des candidatures d'emploi et stage déposées sur l'espace spécifique du site internet
• rédiger et/ou mettre en forme et diffuser les courriers, les comptes-rendus de réunions et les notes d'information et assurer le classement et l'archivage des différents documents internes et externes
• mettre à jour, déposer et classer les documents émanant de son site de rattachement sur le SharePoint de l'association
• gérer l'affichage obligatoire, permanent et temporaire des informations diffusées par mail dans la salle du personnel
• apporter un soutien aux tâches administratives, notamment liées aux prestataires extérieurs et aux procédures internes

PROFIL RECHERCHE

• maîtrise de la prise et saisie de notes, de la rédaction de documents et des règles de traitement et d'archivage des documents internes et externes
• connaissance des règles d'affranchissement du courrier, des normes rédactionnelles
• sens de l'adaptation, aisance relationnelle, discrétion, confidentialité et rigueur

ATTENDUS SPECIFIQUES :

• diplôme : diplôme de niveau 5 (BTS, DUT.)
• logiciels obligatoires : Microsoft 365
• logiciels complémentaires : suite Adobe, Canva