Assistant Administratif H/F

RESPONSABILITÉS

Les missions sont les suivantes :

• Assister dans la gestion et l'organisation administrative (suivi de chantier, suivi d'activité, gestion de planning, préparation de réunions...)
• Saisir les tableaux de bord facilitant le contrôle et le reporting en cohérence avec les objectifs de la structure
• Centraliser les contrats liés à l'activité administrative établis par l'entreprise et intervenir en cas de litiges
• Assurer une veille réglementaire (réglementation sociale, fiscale et juridique)
• Saisir les documents de suivi de gestion interne, préparer les remises de chèques et le suivi des règlements clients
• Saisir les indicateurs de suivi des chantiers afin d'élaborer des reportings à la direction
• Recevoir et orienter les appels fournisseurs, clients, orienter aux collaborateurs concernés
• Gestion des fournitures (bureau), des sous-traitants (suivi administratif, contrats...)
• Gestion ressources humaines (préparation salaires, demandes CP; notes de frais...)
• Organiser et communiquer les pièces comptables au comptable (factures, factures fournisseurs, éléments de paies...)
• Accueillir et traiter les demandes des prospects et clients
• Assurer les relances de règlements en retard
• Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier
• Diffuser les documents contractuels et administratifs (PPSPS, DC1, DC2...)
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs
• Suivre le budget du chantier en collaboration avec les équipes opérationnelles (suivi de l'avancement, préparation des factures intermédiaires fonction de l'avancement...)
• Suivi des dossiers chantiers et veiller à la complétude des dossiers à tous les stades d'avancement (déclarations et autorisations nécessaires...)
• Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières...) nécessaires à la mise en œuvre du chantier
• Rédiger les contrats de sous-traitance conformément aux propositions d'intervention définies par la direction
• Créer les dossiers clients suivant le format interne et veiller à la complétude des dossiers (dossier Ananh, CEE, déclaration de travaux...)
• Participer à des salons, forums, communications, etc.

PROFIL RECHERCHÉ

Les compétences transversales :

• Maîtriser des logiciels de gestion (gestion de planning, gestion des stocks, estimations, CRM, ATS...) et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation...)
• Travailler en équipe en interne et en externe
• Déléguer les tâches en fonction des compétences et des responsabilités de chacun
• Communiquer en milieu professionnel, de manière adaptée dans une relation conflictuelle
• Organiser son activité professionnelle, temps de travail dans les délais
• Gérer son activité par le coût, le délai et la qualité à produire
• Agir face à un aléa
• Rigueur, ponctualité et sens du service client sont les qualités que nous recherchons
• L'organisation, le respect des procédures ainsi que des consignes de sécurité sont impératifs

Rémunération selon le profil

LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans la couverture - ravalement - isolation thermique - rénovation et amélioration de l'habitat, 1 Assistant Administratif H/F en CDI.