Assistant administratif H/F

Description du poste

Liaison hiérarchique : N+1 (Chef du service du CAFOC). Liaisons fonctionnelles : Les services CAFOC, Qualité et RSO-Handicap et tous les autres services du GIP-FCIP, notamment les services supports. DESCRIPTIF DU POSTE : Descriptif des missions - Préparer les réunions o Convoquer les participants o Préparer les feuilles d'émargement o Réserver les salles - Participer aux réunions des services, aux groupes de travail et revues de processus o Rédiger les comptes rendus o Classer et diffuser les comptes rendus - Contribuer à l'actualisation du site internet en lien avec le service communication (fiches produits, mise à jour des présentations des services) - Pour la formation : gérer et suivre les inscriptions aux formations du CAFOC, recenser et suivre les attestations de participation aux formations et les fiches d'émargement, contribuer activement à la réponse aux enquêtes de la région académique Ile-de-France (bilan social, indicateurs de formation, etc.) - Pour la qualité : créer et mettre à jour la documentation réseau dans le cadre de la mise en place du label Eduform (manuel qualité, cartographie des processus, processus, procédures, modes opératoires, formulaires) : o Actualiser et mettre en forme o Assurer le suivi des versions o Diffuser, classer et archiver o Mettre à jour l'affichage interne - Pour le RSO et Handicap : tâches généralistes d'assistanat, selon les besoins) - Collecter et synthétiser les enquêtes de satisfaction (stagiaires, clients et équipe pédagogique) - Saisir et mettre à jour différents tableaux de bord - Assister les collaborateurs dans la préparation et la mise en page de documentation pédagogique Cette liste est non exhaustive et pourra faire l'objet de modifications. COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITÉES Savoirs : - Niveau avancé ou expert dans les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe Pro) - Utiliser et gérer des outils collaboratifs avec aisance et maîtrise - Prendre des notes Savoir-faire : - Travailler en autonomie - Travailler en équipe - S'organiser - Rendre compte Savoir-être : - Avoir le sens du service public - Avoir une grande rigueur et des capacités d'organisation - Avoir une capacité d'analyse et un sens critique - Intérêt pour la Qualité, la RSO et le Handicap MODALITÉS DE RECRUTEMENT : UN TEST DE COMPÉTENCES BUREAUTIQUES SERA RÉALISÉ LORS DU PREMIER ENTRETIEN.

Métiers associés

• secrétaire
• secrétaire administratif/ve