Assistant administratif / Assistante administrative des collectiv (H/F)

Accueil du public

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés

• Renseigner, orienter et informer le public

• Identifier les demandes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents

Comptabilité

• Assurer la saisie et le suivi des opérations comptables

• Préparer et suivre les mandats et titres

• Contrôler et classer les pièces comptables

• Assurer le suivi des factures et des paiements

• Participer au suivi budgétaire de la commune

Urbanisme

• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d'urbanisme (information de premier niveau)

• Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme

• Préparer les dossiers et assurer leur transmission aux services compétents de la Communauté de communes du Carmausin-Ségala.

État civil

• Établir les actes d'état civil conformément à la réglementation

• Délivrer les copies et extraits d'actes

• Tenir et mettre à jour les registres d'état civil

• Assurer les formalités administratives liées à l'état civil

Gestion administrative

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant

• Rédiger les courriers, notes et documents administratifs

• Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire

• Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers

• Apporter un appui administratif au Maire et aux élus

Élections

• Assurer la gestion des listes électorales

• Participer à l'organisation matérielle et administrative des scrutins

• Préparer les opérations électorales et contribuer au bon déroulement des bureaux de vote

• Assurer le suivi administratif des opérations post-électorales

Missions liées au SIVU du Viaur

• Assurer le suivi administratif du SIVU

• Formation de niveau Bac minimum.

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement administratif.

• Connaissance appréciée de la réglementation relative à l'état civil, à l'urbanisme et aux élections.

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique) ainsi que des logiciels métiers, notamment Berger Levrault.

• Respect des obligations liées à la discrétion professionnelle, au secret professionnel et au devoir de réserve.

• Rigueur, sens de l'organisation et méthode dans la gestion des missions confiées.

• Capacité à planifier son activité, à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais.

• Aisance relationnelle, sens de l'écoute, patience et diplomatie dans l'accueil et les échanges avec les usagers et les partenaires.

• Autonomie, esprit d'initiative et aptitude au travail en équipe.

• Disponibilité, adaptabilité et réactivité face aux contraintes du service public.