ASSISTANT ADMINISTRATIF BATIMENT/ ACCUEIL (H/F)

ACCUEIL :

• accueil physique et téléphonique ; proposer et faire des cafés,
• gestion des mails entrants, rangement des mails sortants,
• gestion des groupes de diffusion des mails,
• ouverture des nouvelles opérations sur le mail,

FOURNITURES :

• gestion des consommables (liste, commandes, rangement),
• gestion des produits ménagers (liste, achats, rangement),
• fabrication des blocs A5 et A4 de papier brouillon,

DIVERS :

• rangement des espaces communs, emmener les encombrants à la déchèterie,
• Prise de rendez-vous des locataires de différentes résidences.

CHANTIERS :

• création des classeurs de chantier,
• récupération des informations administratives dans les mails,
• enregistrement des documents administratifs dans chaque opération,
• mise à jour des listes d'envoi des comptes-rendus de chantier,
• envoi par mail de ces comptes-rendus et impression en 2 exemplaires pour les bannettes,
• archivage des comptes-rendus chantier,
• collecte et classement des pièces marchés,
• élaboration des books de chantier (CCTP, DPGF),
• rédaction, diffusion et suivi des OS, des avenants et des TS,
• collecte des demandes d'agrément des sous-traitants,
• vérification des dossiers de demande d'agrément des sous-traitants,
• envoi de l'accord des dossiers de demande d'agrément à l'entreprise pour envoi des originaux au MOU,
• enregistrement du suivi bureau de contrôle (RF, CRED...),
• enregistrement et impression de la situation pour le conducteur de travaux,
• après accord du conducteur, établissement du certificat de paiement (modèle MOU ou pas),
• fusion du certificat de paiement avec la situation (PDF SAM),
• diffusion de la situation suivant MOU (papier, mail, plateforme...),
• rédaction des PV de réception et de levée des réserves, organisation des séances de signatures,
• tenue des classeurs « rouges » fin de chantier : PV réception, levée des réserves, DOE, RFCT... et mise à jour du tableau informatique,
• demande et collecte des DOE.

DESSIN :

• rédaction des bordereaux d'envoi et/ou dépôt
• dépôt occasionnel des PC, DP, etc. dans les administrations,
• classement d'un exemplaire PC, DP, PC mod. Dans les boites et enregistrement sur un fichier informatique,

COMPTABILITÉ :

• mise à jour des fiches affaires.

ARCHIVAGE :

• gestion des archives, ainsi que des archives informatique et sauvegarde des affaires.