Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

MISSION GENERALE Assurer le soutien administratif du centre social, participer à l'accueil du public et contribuer au bon fonctionnement des activités de la structure. ACTIVITES Gestion administrative :

• Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes-rendus et documents administratifs.
• Classer, archiver et numériser les documents
• Assurer le suivi des dossiers administratifs des usagers et des partenaires
• Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi
• Gérer les fournitures administratives
• Assurer le suivi des commandes (devis, bons de commande, gestion des livraisons) Accueil et information du public :
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers
• Orienter les personnes vers les services ou professionnels compétents
• Répondre aux demandes d'informations courantes
• Participer à l'inscription des adhérents et au suivi des adhésions Soutien à la vie du centre social :
• Aider à l'organisation des réunions, ateliers et événements
• Préparer les convocations, listes de présence et supports administratifs
• Participer à la diffusion d'informations auprès des habitants et partenaires
• Coordonner la mobilisation des services supports en fonction des besoins et assurer l'intendance (festivités, communication, achats, SSI, gestion du domaine public ..)
• Élaborer les documents de communication mensuels (programme) du centre social en s'assurant de la cohérence des proposition et de la disponibilité des locaux Savoirs :
• Connaissance des techniques administratives de base
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Maîtrise du logiciel Canva
• Connaissance du fonctionnement associatif ou du secteur social appréciée Savoirs-faire :
• Rédaction administrative
• Classement et gestion documentaire
• Accueil du public
• Gestion de plusieurs tâches simultanément Savoir-être :
• Sens de l'accueil et de l'écoute
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Organisation et rigueur
• Esprit d'équipe
• Autonomie et réactivité Profil recherché :
• Niveau CAP/BEP à Bac administratif ou expérience équivalente
• Une expérience dans l'accueil ou l'administration est appréciée
• Une sensibilité aux missions sociales et à l'accompagnement des publics est souhaitée Conditions d'exercice :
• Travail en bureau et à l'accueil
• Contact régulier avec les usagers, partenaires et bénévoles