Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Description du poste Sécurité En relation avec l'animatrice QSE Réaliser un suivi de la participation aux causeries mensuelles « Flash Sécurité En participation au plan d'action de l'agence, communiquer les messages « sécurité » hebdomadaires (pour Briefing terrain Planning En assistant à la réunion de planning hebdomadaire Compléter et diffuser à l'ensemble de collaborateurs les plannings véhicules et chantier

En concertation avec les RA Compléter et mettre à jour le planning de charge et d'études hebdomadairement Standard Téléphonique Assurer conjointement la permanence téléphonique avec l'assistante BE.

Ressources Humaines Rédiger et envoyer les demandes de contrats (CDI, Intérimaires, apprenti, stagiaires)

Assurer le suivi des demandes Etudes d'exécution Réaliser les classeurs étude à l'ouverture d'affaire et les tenir à jour tout au long de l'affaire

Etablir la liste des plans en lien avec le responsable BE avant la réunion de lancement d'affaire

Réaliser les bordereaux de diffusion

Veillez à la bonne mise en page des cartouches des documents transmis

Diffusés les bordereaux et les documents aux clients, architecte, BET et BC concernés

Assurer un suivi des visas reçus suivant la transmission des bordereaux

Relancer les clients, architecte, BET et BC afin de bien recevoir leurs visas

Assurer de la transmission des derniers indices de plans sur le chantier

Participer aux réunions de planning et d'avancement bimensuel

Rédiger un reporting des attendus de chacun en lien avec le planning

Assurer le suivi et la diffusion des DOE en fin de chantier Suivi de production Réaliser les 'fiches affaires' en début d'ouverture d'affaire en lien avec les responsables BE exécution et chiffrage

Tenir à jour la liste des plans établies suivant les évolutions des diffusions et visas

Récupérer les pointages hebdomadaires de chaque exécutant du BE par affaire et item

Reporter ces pointages hebdomadaires dans le suivi de production par affaire

Faire un point sur les états d'avancement des études pour chaque affaire avec le responsable BE à la suite des réunions bimensuel

Description du profil

Un plus si vous avez déjà travaillé dans le secteur du BTP.

Etre à l'aise avec les logiciels informatique bureautiques