Assistant administratif - alternance (H/F)

L'Assistant(e) administratif(ve) sera en charge des missions suivantes :

• Relais Administratif et RH au niveau régional :

• Assiste le/ la Directeur(trice) région dans ses tâches quotidiennes ;

• Gère les visites médicales pour les collaborateurs en Bourgogne-Rhône-Alpes ;

• Prépare et gère les déplacements des salariés en France et à l'étranger ;

• Collecte des données nécessaires à la préparation des paies (timesheet, notes de frais, suivi des absences...) ;

• Établit les documents administratifs et autres (CV sous format GISMIC, comptes-rendus de réunion...) ;

• Gère le planning web des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes (tous collaborateurs confondus) ;

• Collecte et vérifie les documents nécessaires à la facturation client ;

• Élabore mensuellement un récapitulatif de facturation ;

• Réalise l'ouverture et le suivi des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes ;

• Répond aux besoins administratifs du siège ;

• Suit les commandes : devis, bons de livraison, paiements, etc. ;

• Gère les accès site des salariés intervenants sur la région Bourgogne-Rhône-Alpes ;

• Gère le stock des fournitures de bureau et commandes matériel ;

• Gère l'accueil téléphonique (client, fournisseurs, salariés, siège....).

• Relais Qualité :

• Suit la documentation applicable et la matériel technique (stock);

• Collecte les rapports rédigés au fil de l'eau ;

• Assure une surveillance à 100% des rapports émis ;

• Établit une liste des fournisseurs pour faire le traitement par le/ la Directeur(trice) ;

• Fait respecter le délai de diffusion des rapports < 7 jours ;

• Respecte selon trame habituelle les éléments permettant l'ouverture des affaires coté AT et INSPECTION/ CND ;

• Suit les habilitations et procédures spécifiques (TOTALENERGIES/ FRAMATOME.) ;

• Récupère des attestations de formation (échafaudages, extincteur....) et transmet au RRH ;

• Assure la communication entre les responsables RH et Qualité, ainsi que l'Animateur qualité.

Profil recherché

• Diplôme niveau Bac+2 si possible ;
• Expérience souhaitée dans le domaine administratif ;
• Excellente expression orale et écrite en français ;
• Capacité relationnelle d'intégration et de travail en équipe ;
• Savoir rester discret et respecter les principes de confidentialité et d'impartialité en interne comme en externe ;
• Être très organisé ;
• Capacité à gérer son stress.

Informations complémentaires concernant le poste :

• Contrat : alternance