ASSISTANT ACCUEIL ET ADMINISTRATION H/F

En tant qu'ASSISTANT/E ACCUEIL ET ADMINISTRATION, vous serez rattaché/e à la DIRECTION GENERALE.

Vos missions principales

1. Accueil et standard téléphonique :

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et clients.
• Gérer le standard téléphonique et orienter les appels vers les services concernés.
• Assurer la première impression positive de l'entreprise auprès des visiteurs et partenaires.

1. Gestion des réservations et hébergements :

• Organiser les réservations hôtelières et déplacements professionnels pour les collaborateurs.
• Suivre les plannings et confirmer les réservations auprès des collaborateurs et fournisseurs.

1. Planification des visites chez les clients :

• Coordonner les visites chez les clients pharmaciens et dans les collectivités de santé pour l'installation et la démonstration des produits.
• Planifier et coordonner les formations chez les clients
• Assurer le suivi et la logistique de ces visites (planning, documents, accueil).

1. Prise de contact prospects/clients:

• Contacter de potentiels clients pour la présentation des produits/services.
• Etablissement de devis
• Maintenir un suivi des prospects et relances commerciales.

1. Gestion administrative et déplacements :

• Organiser les déplacements externes des collaborateurs et de la Direction.
• Participer à la gestion de l'agenda des événements internes.et externes.
• Assurer le suivi et classement des documents administratifs.
• Assistance rédactionnelle de la Direction.

Compétences et qualités requises :

• Excellent relationnel et sens de l'accueil.
• Organisation et rigueur dans la gestion des plannings et des déplacements.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Aisance dans l'organisation de déplacements
• Capacité à gérer plusieurs missions simultanément et à prioriser les tâches.
• Aisance dans la communication téléphonique et écrite.
• Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles.

Profil recherché

• Formation : Bac+2 en assistanat, secrétariat ou gestion administrative.
• Expérience : 2 à 3 ans sur un poste similaire idéalement dans un environnement commercial.
• Langues : Anglais souhaité.

Conditions

Horaires : Du lundi au vendredi de 9h à 18h (39h/semaine)

Rémunération : selon profil

Pour postuler : CV + compléter la rubrique "lettre de motivation"