Apprenti(e) Secrétaire - assistant de direction

Missions du stage

Sans que cette liste ne soit exhaustive, les principales missions confiées sont :

1) Secrétariat de la Direction : accueil physique et téléphonique, prise et suivi des RDV

 2) Gestion de l’agenda électronique du directeur et des directeurs adjoints

 3) Rédaction des comptes-rendus de réunion (CODIR) et des notes de service

 4) Traitement de l'information et réponses de 1er niveau

 5) Participation à la mise en forme et à la diffusion de la communication interne

 6) Gestion de dossiers spécifiques et des échéances fixées par la direction

 7) Suivi et actualisation des délégations de signatures

 8) Actualisation de l'organigramme

 9) Gestion de la visioconférence (création des liens, mise en route...)

 10) Gestion des boîtes fonctionnelles DDETS et Direction

 11) Tri du courrier arrivant par la pochette navette de la préfecture et via l’application MAARCH

 12) Gestion des astreintes (planning, suivi des paiements...)

 13) Transmission et suivi des documents DDETS envoyés pour signature à la préfecture 

 14) Suivi des demandes d'éléments de la préfecture (tableau de suivi des demandes/retours/ transmissions, dépôt sur RESANA...)