APPRENTI SECRETAIRE DU CABINET ET DU SECRETARIAT GENERAL (H/F)

Description du poste

Sous la direction de la responsable du secrétariat général, vous assurez le secrétariat du cabinet du Maire et du secrétariat général. Vous apportez une assistance en termes de gestion, de communication et d'information. Vous êtes en relation permanente avec les services de la collectivité et les administrés. Au fil de votre intégration, vous serez amené à gagner progressivement en autonomie. Dans cette perspective, votre esprit d’initiative, votre capacité d’analyse ainsi que votre force de proposition seront particulièrement appréciés. Secrétariat Général - Gestion de l'accueil physique et téléphonique du secrétariat général et du cabinet du Maire, - Gestion du courrier (enregistrement, tri et diffusion du courrier), - Gestion de l’agenda du Maire et des élus en binôme avec la responsable du secrétariat général, - Rédaction de la correspondance courante, - Suivi des fichiers protocolaires en binôme avec la responsable du secrétariat général, - Traitement et diffusion des informations, - Suivi de l’assistanat en l’absence de la responsable du secrétariat général (agenda, courriers, appels téléphoniques), - Réalisation et mise en forme des travaux bureautiques (courriers, relevés de décisions, comptes rendus de réunion…), - Classement et archivage des courriers et dossiers. Suivi de dossiers - Participation à la gestion et au suivi du budget du secrétariat général et du cabinet du Maire : demande de devis et établissements des bons de commandes - Planification des astreintes des adjoints et réalisation du planning élus de célébration des mariages en lien avec le service état civil, - Gestion des fournitures administratives, - Gestion et suivi de la logistique nécessaire à l’organisation des réunions. Organisation d’évènements - Participation à l’organisation des évènements et des cérémonies (médailles du travail, vœux à la population, inaugurations, …)

Métiers associés

• secrétaire de mairie