Agent (e) du standard (H/F)

Intitulé de l'emploi :

Agent du standard -Site Préfecture au 01/08

Vos activités principales :

1)Accueil et traitement des appels

• Accueillir de façon personnalisée, puis acheminer les communications téléphoniques destinées à la préfecture vers le service compétent
• Communiquer des informations générales aux usagers de la préfecture
• Assurer le transfert des lignes téléphoniques dans le cadre de la mutualisation du standard téléphonique avec celui de la préfecture du Rhône
• Garantir la continuité des liaisons gouvernementales
• Documenter et mettre à jour les procédures d'exploitation et outils du standard ( annuaires, tableau synoptique.)
• Mettre en œuvre et respecter les engagements de la charte Quali-Ate, relatifs au fonctionnement du standard téléphonique et des procédures internes.
• Veiller au bon fonctionnement des moyens opérationnels du standard (autocommutateur, fax, réseau de commandement.) en coopération avec le BISIC.

2)Gestion des télécopies / Système CASTEL

• Surveiller les messages en provenance du réseau de commandement
• Prévenir les autorités de l'envoi de fax par les services opérationnels à leur attention (rétentions de permis, hospitalisations d'office.)
• Répondre aux sonneries sur le système CASTEL dans les périodes de fermeture de la loge

Vos activités secondaires

Gestion de la BAL structurelle de la préfecture

• Transférer les messages reçus sur la BAL structurelle « courrier » aux services compétents.

En cas de nécessité de service ( remplacement de l'agent du courrier/loge de la préfecture)

• Tenue de la loge
• Gestion du courrier entrant et sortant

Spécificités du poste :

Le standard de la préfecture de l'Ain est activé de 7h45 à 19h45, du lundi au vendredi (sauf jours fériés). En dehors de ces horaires, les appels sont renvoyés à la préfecture de région.

Pour les nécessités de service, les agents affectés au standard bénéficient de trois cycles de travail :

• l'un commence à 7h30 du matin et se termine à partir de 15h15
• un autre débute à 12h00 et se poursuit jusqu'à 19h45 le soir
• un cycle intermédiaire s'organise librement durant la journée avec les plages fixes et mobiles définis dans le règlement intérieur de la préfecture.

Les agents du standard s'organisent par roulement à la semaine.

En raison de l'impératif de continuité des liaisons gouvernementales, un cycle d'astreinte de 7 jours est organisé entre les agents du standard. Les agents d'astreinte doivent pouvoir rejoindre la préfecture à toute heure en 1h maximum s'ils sont rappelés.