AGENT D'ACCUEIL - RENFORT ETE (H/F)

RESPONSABILITÉS

Dans le cadre d'un CDD du 03/08 au 31/08/2026

Mission principale :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique au sein de l'Hôtel d'Agglomération.
• Gérer le traitement du courrier entrant et sortant.

Activités

• Accueil et relation usagers
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers : informer, renseigner et orienter.
• Traiter les boîtes mails « Accueil » et « Agglo » et suivre les demandes.
• Gérer et orienter les sollicitations via la plateforme GRU.
• Courrier, colis et reprographie
• Réceptionner, trier, enregistrer, copier et distribuer le courrier entrant.
• Assurer l'affranchissement et l'expédition des courriers et colis sortants.
• Gérer la réception des livraisons.
• Réaliser des travaux courants de reprographie.
• Logistique, moyens généraux et réservations
• Gérer les plannings Outlook des VAE, de l'Office Traiteur et, ponctuellement, des salles de réunion.
• Assurer le suivi et l'organisation de l'espace Accueil et Repro.
• Appui administratif et transversal
• Apporter un appui ponctuel aux secrétariats et accueils des services/directions (tâches de reprographie, mises en forme simples, etc.).
• Assister le responsable du service : création de documents, mise en page de procédures, réalisation de tableaux de suivi et de plannings.
• Contribuer à la mise à jour des supports internes : organigrammes, procédures, affichages, signalétique, etc.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences associées :

• Maîtrise des techniques d'accueil du public
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et de ses services
• Capacité à gérer des agendas sous Outlook
• Gestion d'un standard téléphonique (accueil, orientation, filtrage)
• Maîtrise des outils suivants : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams

Qualités requises :

• Sens aigu du service public et engagement fort envers l'intérêt général
• Sens de l'accueil : capacité à recevoir le public avec courtoisie et professionnalisme
• Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité des informations échangées
• Diplomatie : aptitude à gérer des situations délicates ou conflictuelles avec calme et tact
• Disponibilité et réactivité face aux besoins des usagers et des services
• Excellente communication, à l'oral comme à l'écrit
• Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle sans se disperser
• Maîtrise du stress : savoir rester efficace en période de forte affluence ou en cas d'imprévus
• Polyvalence : aptitude à adapter son activité à différents interlocuteurs et missions
• Esprit d'équipe : collaborer efficacement avec les autres services

Savoir-être :

• Excellente écoute, empathie et courtoisie dans les relations avec les usagers et l'équipe
• Grande ponctualité et assiduité
• Respect de la hiérarchie, des procédures et du cadre réglementaire
• Autonomie dans la réalisation des tâches courantes
• Adaptabilité et flexibilité face aux imprévus et changements de priorités
• Attitude positive, professionnelle et constructive
• Présentation soignée et adaptée au contact avec le public

Savoir-faire :

• Accueillir, informer et orienter le public, en présentiel et par téléphone
• Gérer un standard téléphonique (réception, filtrage, transfert, prise de messages, qualité de l'accueil téléphonique)
• Traiter le courrier et les mails (réception, tri, diffusion, réponses courantes)
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de relation usager
• Gérer les situations complexes ou conflictuelles avec le public de manière calme et professionnelle
• Réaliser les tâches administratives courantes (saisie, classement, archivage, mise à jour de dossiers)
• Hiérarchiser les priorités et respecter les délais
• Appliquer les procédures internes et contribuer à leur amélioration
• Garantir la confidentialité et la protection des informations traitées