Agent / Agente d'accueil

MISSIONS PRINCIPALES

• Assurer l'accueil, l'information et le traitement administratif des demandes des usagers et le suivi des dossiers courants de la mairie, dans le respect des procédures, des délais et du cadre réglementaire (RGPD, archivage, marchés publics, finances).
• Accueil physique et téléphonique des administrés ; information de premier niveau ; orientation vers les services compétents.
• Gestion du courrier entrant/sortant : enregistrement, classement, diffusion et suivi des réponses.
• Mise à jour des tableaux de bord et indicateurs (accueil, délais de traitement, demandes en ligne).
• Classement, archivage électronique et papier ; respect des plans de classement et durées de conservation.
• Contribution à la communication aux usagers : notes d'information, affichage, site web municipal (contenus simples), lettres-types.
• Gestion des salles : réservations des salles de la commune
• Assure l'inscription des dossiers de recensement militaire, attestation d'accueil, liste électorale etc.
• Enregistrer les demandes d'inscription sur les listes électorales (et secrétariat pendant les élections)
• Envoi sur acte (Préfecture) les délibérations, les contrats, les arrêtés etc. Affichage sur le panneau extérieur.

COMPETENCES PROFESSIONNELLES :

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Microsoft 365) et de la gestion électronique des documents (GED).
• Capacité à appliquer des procédures et à respecter les délais ; sens de l'organisation et rigueur.
• Qualités relationnelles fortes : écoute, pédagogie, confidentialité, gestion des situations d'accueil difficiles.
• Bonne expression écrite et orale ; aptitude à la rédaction (courriers, comptes rendus, notes).
• Connaissance générale de l'environnement territorial (état civil, urbanisme, finances, marchés publics).
• Notions de RGPD et de protection des données ; respect des règles d'archivage et de sécurité documentaire.
• Goût pour le travail en équipe et la polyvalence ; capacité d'adaptation et d'apprentissage.
• Sens du service public et de l'éthique ; disponibilité et ponctualité.
• Capacité à prioriser et à rendre compte ; autonomie maîtrisée sous contrôle hiérarchique.

Profils recherchés

SAVOIRS :

• Connaître les techniques de rédaction administrative
• Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs
• Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
• Maîtrise des techniques d'accueil du public
• Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune
• Connaissance de la réglementation en matière d'état-civil
• Chercher l'information et la mettre en application

SAVOIR FAIRE :

• Capacités d'organisation, de gestion des priorités
• Maitrise de l'outil informatique
• Rédactionnel, esprit de synthèse
• Gestion de situation d'urgence

SAVOIR ÊTRE :

• Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
• Calme et maîtrise de soi
• Méthodique et réactive
• Rigueur et sens de l'organisation
• Discrétion et confidentialité
• Autonomie, prendre des initiatives et se fixer des priorités
• Polyvalence
• Travail en équipe
• Savoir garder son calme en toute circonstance

Lundi au Jeudi 08h30/9h à 12h - 13h00 à 17h00/17h30

Vendredi 8h30/9h à 12h - 13h00 à 16h30/17h00

Envoyez votre candidature, lettre et CV à Mme Le Maire.