Agent administratif service scolarité ENIB (H/F)

1. Description de l'emploi et missions

La personne recrutée intégrera le service scolarité-relations entreprises de l'ENIB, en charge des actes administratifs et pédagogiques liés au cursus et à la vie étudiante. Elle assurera principalement la gestion administrative des actes relatifs aux périodes de formation en entreprise (stages et contrats de professionnalisation). Elle contribuera également à l'alimentation des indicateurs sur ce périmètre.

Activités principales :

• Contribuer à la gestion administrative et organisationnelle du service sur le périmètre des relations entreprises

• Accueillir les usagers (accueil présentiel)

• Assurer l'accueil téléphonique du service (renseigner, prendre les messages et réorienter les appels)

• Assurer le traitement quotidien, en lien avec d'autres agents, des mails de la messagerie du périmètre entreprises

• Saisir les ordres de mission, en lien avec un autre agent

• Participer à l'organisation d'événements

• Organiser le classement et la conservation de documents numériques

• Assurer la gestion des stages de tous les étudiants inscrits à l'ENIB

• Assurer la gestion des conventions de stage (rédaction, édition, envoi et suivi)

• Gérer les documents relatifs aux soutenances de stage (rapports, fiches d'évaluation, questionnaires de satisfaction .)

• Saisir les stages dans le logiciel Apogée

• Saisir les notes dans les tableurs du service et dans le logiciel Apogée

• Assurer la gestion des heures de formation et des documents de validation des contrats de professionnalisation

• Saisir les informations des contrats de professionnalisation dans les tableurs du service, dans Arexis et dans Apogée

• Assurer le suivi hebdomadaire des heures de formation des alternants

• Assurer la relation avec les entreprises concernant les absences en cours des alternants

• Gérer les documents relatifs aux soutenances des contrats de professionnalisation (rapports, fiches d'évaluation, questionnaires de satisfaction.)

• Participer à la gestion de la taxe d'apprentissage

• Saisir les versements annuels dans Arexis

• Effectuer des relances (téléphone et mails) et renseigner le tableur de prospection

• Contribuer à la mise à jour de la base de données Arexis

• Actualiser les données de la base Arexis (actualisations en masse et ponctuelle) (retours de mails non délivrés, participants événements entreprises.).

1. Compétences et qualités attendues
2. Savoirs (connaissances) :

• Réglementation des stages ;
• Techniques de gestion administrative.

1. Savoir-faire (compétences opérationnelles) :

• Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des logiciels AREXIS et APOGEE ;
• Utilisation d'outils de gestion des emplois du temps et des absences (EDT) ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques ;
• Capacité à organiser, classer et hiérarchiser les informations ;
• Expériences antérieures bienvenues.

1. Savoir-être (compétences comportementales) :

• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Capacité à hiérarchiser les priorités et gérer efficacement les périodes d'activité intense
• Capacité à expliquer les procédures et à accompagner les usagers dans leurs démarches
• Grande patience, sens de l'écoute et excellentes qualités relationnelles
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Sens du service public

Candidature : CV, lettre de motivation, lettres de recommandation, le cas échéant, à retourner par voie numérique uniquement au service RH : [email protected].

Processus de recrutement : entretien.

Contact :

Madame CALVES, responsable du service scolarité-relations entreprises - [email protected]