Agent Administratif ATJ/RCA (H/F)

Le Centre Communal d'Action Sociale d'Antibes Juan-les-Pins recrute un/e Agent/e Administratif/ve à temps complet pour son Relais-Club des Aidants et l'Accueil Thérapeutique de Jour Alzheimer, sous l'autorité de la Responsable d'Unité Administrative et de la Responsable de l'Accueil Thérapeutique de Jour Alzheimer. CDD 3 mois renouvelable. (possibilité poste pérenne)

Missions

Assurer l'accueil téléphonique et physique des personnes du RCA et de l'ATJ et répondre à leurs questionnements

Compléter/mettre à jour les tableaux des activités et statistiques

Saisir et mettre en forme le courrier (et transmettre les parapheurs pour signature), rapports, documents, statistiques, publipostage

Établir, vérifier et classer, archiver des documents administratifs selon les procédures mises en place par le CCAS

Constituer, mettre à jour et suivre le dossier administratif des bénéficiaires et des aidants

Accueillir les demandes des aidants (téléphone, email, prise de rendez-vous)

Contacter les bénéficiaires par téléphone pour valider les inscriptions aux prestations

Gérer et suivre les plannings des deux Responsables d'Unité et de la Responsable de Service

Réorganiser les plannings agent et contacter les bénéficiaires en cas d'annulation de prestation

Planifier et organiser les créneaux d'accueil et d'accompagnement des aidants

Suivre les plannings des intervenants (répit à domicile, ateliers, événements.)

Mettre en place les outils de communication internes pour coordonner les actions avec les équipes (professionnels de santé, intervenants sociaux.)

Assurer le suivi des stocks (besoins en matériel pour le bon fonctionnement du service)

Gérer les commandes et suivre la réception des fournitures et équipements

Assurer la continuité de la facturation en cas d'absence de la Responsable d'Unité

Participer à la rédaction des bilans et rapports d'activité

Assurer l'envoi des communications internes et externes liées aux actions de la plateforme (newsletters, mails, invitations.)

Contribuer à la mise à jour des supports de communication (affiches, brochures, site web)

Profil recherché

Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)

Rigueur dans le suivi administratif et la gestion de documents

Connaissance du secteur de l'aide aux aidants, des problématiques liées au répit et de l'accompagnement social

Notions de base sur les financements publics et les procédures administratives liées aux subventions ou à la facturation dans le secteur social

Savoir-faire :

Sens de l'organisation

Capacité à gérer plusieurs dossiers et tâches simultanément

Savoir être :

Bonne écoute, sens du service et capacité à communiquer avec différents publics

Aptitude à travailler en équipe, tout en faisant preuve d'autonomie

Respecter les principes de la Charte des Droits et des Libertés de la personne accueillie

Poste à temps complet du lundi au vendredi

Poste à pourvoir immédiatement - Contrat tout public