Agent administratif / Agente administrative (H/F)

MISSIONS

Activités principales :

1. Administratif :

• Réceptionner les courriers, les e-mails et les appels téléphoniques,
• Prendre les messages, les dispatcher et relancer,

Demande de dossier, problèmes locataires, renseignements locations.

• Affranchir et déposer les courriers,
• Classer des documents divers et archiver,
• Effectuer les comptes rendus de réunion
• Commander les fournitures
• Encaisser les copropriétés et payer les factures (eau, électricité)
• Editer les bons de commissions

1. Accueil clients :

• Accueillir le public
• Etablir un diagnostic du besoin pour mieux réorienter
• Donner les clés aux clients si demande des autres services
• Création des fichiers clients pour la location :

Utilisation du logiciel SPI

Récupérer et enregistrer les documents nécessaires (Assurance, SEPA, fiches de paie.)

• Transférer pour validation les dossiers de location à Magalie
• Encaissement des loyers (chèques, CB et espèces)

Mise sous enveloppe avec le montant du loyer encaissé ( espèces)

Transmission à Magalie

1. Suivi des clients :

• Proposer des nouvelles locations

Utilisation Cosmo

• Positionner les dates de visites (optimiser les agendas)
• Gérer les écrans dynamiques
• Suivre les publicités Sud Artois

Activités secondaires :

• Gérer le prêt du camion ( contrat de prêt, état des lieux, récupérer le cheque de caution et le permis de conduire de l'emprunteur )
• Faire les publications Facebook

COMPETENCES / SAVOIR ETRE :

Maîtriser les logiciels cosmo et SPI et COSMO

Avoir un esprit d'organisation et de synthèse,

Être l'image de l'entreprise auprès des clients (sourire),

Être Autonome,

Avoir le sens de la discrétion, de la hiérarchie,

Savoir s'adapter,

Avoir l'appétence d'évoluer et d'apprendre,

Être polyvalent et rigoureux,

Respecter les horaires,

Participer à la bonne ambiance de l'entreprise (esprit d'équipe, communication),

Maîtriser la rédaction, la communication téléphonique.

Agence ouverte du lundi après-midi au samedi, mercredi en repos.

Poste ouvert à l'apprentissage.