Administratif - Autres métiers F/H

Situé à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.

ACTIVITÉS

Missions générale

• Accueil téléphonique et physique et prise de rendez-vous des directions
• Gestion des agendas et organisation des réunions
• Prise de notes, comptes-rendus
• Saisie et mise en forme de documents
• Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
• Tri et dispatching du courrier
• Classement

-Commandes de fournitures (logiciel NSI)

• Plan d'équipement
• Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité et de la direction du site Avicenne
• Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la Direction

-  Appui à l'organisation des visites de certification du GHU et des démarches sectorielles

• Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction du site AVC et direction qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
• Réaliser l'interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc
• Appui à la coordination des cellules de crises du GH en lien avec l'assistante de la direction du GHU

Missions spécifiques

• Préparation des instances de site et des instances qualité  : envoi de l'ordre du jour et des annexes, installation des salles, préparation et regroupement des documents présentés en séance
• Participation à l'organisation et au suivi des certifications de sites

Missions ponctuelles

• Assurer le replacement du secrétariat de directions fonctionnelles  en l'absence du binôme

Savoir-faire :

-Utiliser les outils bureautiques

-Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques

-Savoir accueillir les usagers

-S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés

-Organiser les plannings ; Préparer et organiser des réunions

-Travailler en équipe

-Organiser et prioriser les activités et définir un plan de classement

-Rédiger et assurer la transmission des informations en interne et en externe

-Réaliser la gestion administrative du courrier

Connaissances associées :

-Qualités rédactionnelles

-Gestions administratives

-Méthodes de classement et d'archivage

-Modalités d'accueil

-Techniques de prise de notes

-Utilisation d'outils collaboratifs