Adjoint(e) en gestion administrative (Apprentissage) (H/F)

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la Direction du numérique ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la DNUM. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Classer et archiver des documents

Connaissances :

Environnement et réseaux professionnels Techniques d'élaboration de documents Techniques d'accueil téléphonique et physique Culture internet Techniques de communication

Compétences

Accueillir et prendre des messages Accueillir les populations concernées Enregistrer et classer les documents Rédiger des rapports ou des documentsSavoir rendre compte Travailler en équipe Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Utiliser les outils bureautiques

Sens de l'organisation Réactivité Sens relationnel