Adjoint.e administratif hébergement (H/F)

Missions et activités principales :

• Accueillir, Informer et Orienter les étudiants.
• Participer à l'administration et à la gestion de l'unité de gestion hébergement

Activités

Sous l'autorité du directeur/trice de l'unité de gestion hébergement

Sous la responsabilité de l'adjoint.e du DUG,

Gestion administrative

Gestion locative sur logiciels

• Saisie informatique des données dans les logiciels métiers hébergement ou Office H3, H3Web, EBail, Contingent, Mes RDV, ARD, Etats des lieux, Outlook, Word, Excel, SharePoint,
• Enregistrement des arrivées et des départs d'étudiants,
• Editions des attestations de résidence, des quittances de loyers (à la demande) et des lettres de relances,
• Facturation des loyers et charges diverses, parkings, garages, fluides .
• Edition des listings débiteurs Visale, Garantme, et garants physiques,
• Suivi des débiteurs : mailings, appels téléphoniques en concertation avec le DUG,

Gestion Administrative

• Vérification et constitution des dossiers locatifs,
• Gestion du tableau de bord d'occupation des chambres en cité et résidences universitaires,
• Vérification des fins de mois : contrôle des erreurs, états de provisions, reste à recouvrer et anticipations
• Gestion des débiteurs garants et cautionnés Visale et Garantme, Smartgarant,
• Assurer la gestion de Caf,
• Elaboration des dossiers contentieux,
• Elaboration des certificats administratifs,
• Envoi des convocations,
• Réponses aux courriers divers et courriels,
• Possibilité de facturation des loyers des différents partenaires (titre de recettes Orion),
• Classement et archivage des dossiers,
• Elaboration du tableau des remboursements, envoi au pôle recettes et vérification de leur saisie,
• Réponses apportées au pôle recettes suite à des contrôles internes,
• Validation des quittances subrogatives des étudiants cautionnés par les organismes de garantie,
• Possibilité d'assurer les états des lieux,
• Possibilité de relever les compteurs,
• Participer à la formation des renforts,
• Participer à la saisie des engagements et bons de commande sur Orion,
• Possibilité d'assurer la gestion des clés.

Assurer l'accueil des étudiants

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail
• Accueillir et faciliter la vie des étudiants (information, orientation, formalités administratives.)

Connaissances - Savoirs :

• Maitrise technique du domaine d'activité- Connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer- Bureautique (Word, Excel, PPT) ? Internet, Messagerie ? - Connaissance des règles d'hébergement (contrat de location), des différents statuts des résidents (étudiants à l'année, passagers, conventionnés, étrangers etc.) - Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous- Connaissance des règles budgétaires et comptables

Savoir- faire :

• Travail en équipe- Rigueur et sens de l'organisation- Représenter l'Etablissement face aux interlocuteurs extérieurs- Capacités rédactionnelles- Savoir rendre compte de son activité

Savoir être :

• Sens de la communication orale et écrite- Sens des initiatives et des responsabilités- Goût pour le travail administratif - Sens de la communication, diplomatie et respect des usagers- Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité - Sens du service