Adjoint en scolarité F/H

RESPONSABILITÉS

Missions

Gestion de la scolarité des formations du 2ème cycle :

• Master 2 : Mentions Justice, Droit pénal et Droit social en Formation Initiale et « Arbitrage et Contrats d'affaires » en apprentissage
• DU Contentieux social

Activité 1 : Gestion et suivi de la scolarité

• Vérifier les Inscriptions administratives des étudiants
• Organiser les plannings des enseignements et les réactualiser en tenant compte des contraintes des enseignants.
• Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques
• Contribuer à la préparation et au suivi des dossiers d'habilitation des diplômes
• Contribuer chaque année à la préparation de l'ouverture du M2 en apprentissage sur la plateforme du CFA
• Assurer l'accueil téléphonique, physique des publics et diffuser les informations

Activité 2 : Assurer le suivi des contrats des étudiants en lien avec le CFA

• Accompagner les étudiants dans leurs démarches d'inscription (Université et CFA)
• Superviser et justifier de l'assiduité des étudiants via la plateforme dédiée du CFA

Activité 3 : Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves

• Fixer les plannings d'examen
• Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reprographie des sujets, commande de copies.
• Superviser le déroulement des épreuves.
• Organiser des jurys, des soutenances de mémoire

Activité 4 : Gestion des notes et résultats

• Vérifier la saisie des notes
• Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Procès-Verbaux
• Editer et délivrer des relevés de notes et des diplômes

Activité 5 : Organiser et assurer le bon déroulement des campagnes de candidatures

• Paramétrer les campagnes dématérialisées de recrutement
• Organiser la commission pédagogique en collaboration avec les enseignants
• Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et liste d'attente

Activité 6 : Gérer les conventions de stage

• Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature
• Gérer la remise à l'étudiant ainsi que l'archivage
• Elaborer le suivi statistique et transmission au Service des Formation et de la Pédagogie

Autres :

• Apporter un appui à la communication sur l'offre de formation : mise à jour des fiches Amétys, préparer et participer au salon des Masters, ...
• Préparer et participer aux journées de rentrée,
• Organiser des cérémonies de remise de diplômes ...

PROFIL RECHERCHÉ

Les « savoirs » :

• Parfaite connaissance de la carte des formations du Département, de la réglementation et des procédures
• Connaitre les maquettes et règlements d'études des formations gérées
• Connaître son environnement professionnel
• Connaitre son environnement universitaire et les services transversaux

Les « savoir-faire » :

• Savoir appliquer les procédures internes
• Maitriser les techniques de rédaction et de communication orale et écrite
• Maitriser les logiciels de gestion APOGEE / PEGASE, eCANDIDAT, HYPERPLANNING, Limesurvey
• Maitriser les logiciels WORD et EXCEL, logiciel de messagerie électronique et navigateur internet

Les « savoir-faire » comportementaux :

• Savoir être organisé, méthodique
• Savoir anticiper et être réactif
• Savoir gérer les situations de stress et de conflit
• Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université) et être à l'écoute