Adjoint en gestion administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS

Adjoint en gestion administrative - Chargé.e de gestion des vacations d'enseignements administratif

Missions principales : mise en œuvre des contrats des vacataires d'enseignement.

Niveau et nature des responsabilités essentielles :

• Gestion et suivi des dossiers des chargés d'enseignements (licence AES et M1 AES) sur OSE
• Établir les contrats de vacation des chargés d'enseignements.
• Veiller au respect de la réglementation en matière de recrutement de chargés d'enseignements et des maquettes d'enseignements.
• Renseigner sa hiérarchie sur l'état des heures d‘enseignements consommées.
• Appui gestion financière : préparation Bon de commandes / ordres de missions.

Activités principales :

Gestion des Vacataires enseignants :

• Gestion de la totalité de la procédure de recrutement des chargés d'enseignements
• Prise de contact auprès des responsables de cours afin d'obtenir la constitution des équipes pédagogiques et transmission des données auprès des scolarités de l'IAES
• Enregistrement des personnels chargés d'enseignements des personnels sous le logiciel OSE et suivi de la validation des statuts par le service RH
• Suivi du processus de mensualisation
• Saisie des services des vacataires d'enseignements prévisionnels puis réalisés sous le logiciel Agasse,
• Contrôle des dossiers de recrutement sur OSE,
• Contrôle et saisie, édition et suivi des contrats et des états de liquidation
• Relance des intervenants dans le cadre de pièces manquantes.
• Transmission en ligne sur OSE et suivi pour paiement, des dossiers auprès du service des ressources humaines
• Élaborer le tableau de gestion des recrutements des chargés d'enseignements à partir des demandes de recrutement des enseignants et des chargés d'enseignements rentrés sous OSE

Renfort du pôle scolarité dans le cadre des sessions d'examens.

Relations fonctionnelles et environnement du travail : Le personnel affecté à ce poste travaille au sein d'une équipe de 9 agents administratifs. Il travaille en collaboration avec le Service des ressources humaines à qui il transmet les contrats et états liquidatifs des vacataires d'enseignements.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences et connaissances professionnelles :

Les « savoirs » :

• Connaître les différents statuts des personnels de l'université
• Connaître la base du droit de la fonction publique

Les « savoirs faire » :

• Maîtriser les techniques d'expression orales et écrites
• Maîtriser les logiciels /OSE /APOGEE/
• Maîtriser les logiciel WORD EXCEL

Qualités et compétences personnelles :

• Savoir être organisé et méthodique
• Savoir anticiper, être réactif et s'adapter
• Savoir gérer les situations de stress et de conflit
• Savoir s'adapter à ses interlocuteurs (enseignants extérieurs/statutaires, différents services)
• Savoir être à l'écoute et disponible