Adjoint-e en gestion administrative - IAE (H/F)

RESPONSABILITÉS

ACTIVITES ESSENTIELLES :

• Assurer l'accueil physique ou téléphoniques des usagers, l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
• Informer les étudiants sur les formations dispensées dans la composante
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service et assurer le lien avec les autres services de l'IAE et de l'Université
• Participer au processus de recrutement des étudiants : vérification des dossiers de candidatures, via la plateforme e-Candidat, Etudes en France et Mon Master, convocation aux entretiens (s'il y a lieu), saisie des résultats d'admission, extraction des listes d'admis
• Gérer la messagerie et l'ENT et autres outils digitaux (Moodle, Teams)
• Gérer le cursus des étudiants, de l'inscription aux résultats sous APOGEE, en respectant la règlementation générale et les modalités de contrôle des connaissances
• Assurer les inscriptions administratives (dossier papier et saisie APOGEE pour les hors-procédure, listes Pré-ins, changement d'étape), éditer les cartes étudiantes
• Contrôler et vérifier l'exactitude des données relatives aux inscriptions administratives
• Assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers des étudiants et suivre l'évolution des effectifs
• Participer à la gestion des examens (organisation des épreuves, des jurys, saisie et diffusion des résultats) - Editer les relevés de notes et les diplômes - Effectuer le suivi des absences des étudiants (transmission des listes sur d'autres sites de formation le cas échéant
• Assurer le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants, organiser les réunions liées au programme
• Participer au suivi des projets des étudiants : remise des documents de suivi aux étudiants, collecte des rapports/mémoires, réservation des salles de soutenance
• Effectuer l'affichage destiné aux étudiants et le vérifier régulièrement
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser
• STAGES : collecter, gérer et diffuser les offres de stages. Mettre en œuvre et suivre les conventions de stage et les avenants modificatifs
• APPRENTISSAGE : mettre en place le carnet d'apprentissage des étudiants et assurer et assurer le suivi tout au long de l'année. Tenir le fichier de gestion des absences des étudiants
• Participer à l'activité administrative et institutionnelle de la composante (organisation JPO, Auversup, cérémonie de remise des diplômes...)
• Classer et archiver les documents / pièces administratives et informations.

PROFIL RECHERCHÉ

COMPETENCES REQUISES

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur
• Très bonne maîtrise du français écrit et oral
• Une bonne maitrise de l'anglais serait un plus

Compétences opérationnelles :

• Savoir planifier son activité et respecter les délais, hiérarchiser les priorités
• Savoir rendre compte, et faire remonter les besoins
• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
• Rédiger des documents simples d'information, de communication et de procédure
• Savoir rechercher l'information, se l'approprier et la retransmettre
• Maîtriser les outils bureautiques
• Maîtriser les méthodes de prise de notes
• Appliquer les procédures administratives et les règles d'usage
• Gérer les appels téléphoniques et planning
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,..)
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d'information
• Organisation du travail, gestion de l'urgence et des priorités

Compétences comportementales :

• Rigueur, fiabilité, autonomie
• Organisation et polyvalence
• Qualités relationnelles, diplomatie, travail en équipe

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Catégorie : C
• BAP J : Gestion et Pilotage
• Rémunération : 1 867.02 € brut mensuel
• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
• Contrat du 01/09/2026 au 31/08/2027
• Congés annuel : 49 jours de congés annuels pour un temps plein (base 37h30)
• Localisation du Poste : IAE - Clermont-Ferrand
• Protection Sociale Complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.
• Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
• Participation aux frais de transports en commun
• Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
• Des offres loisirs, sport et culture pour t...