Adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies (H/F)

L'adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies en charge des services généraux (F/H) veille au bon déroulement de la logistique fonctionnelle et événementielle et à l'entretien de l'ensemble immobilier Sorbonne et de ses annexes. Il coordonne, sous la responsabilité du chef de bureau, les interventions pour les équipes rattachées : courrier, standard et agents d'entretien de la Chancellerie.

Activités principales :

• Animer et encadrer une équipe de 5 agents aux bureaux du courrier et du standard et 2 techniciennes de surface
• Piloter et suivre les activités logistiques du courrier, du standard et du parc automobile à l'aide de fiches de procédure et d'indicateurs
• Etablir les besoins en nettoyage et rédiger les cahiers de charges techniques particuliers pour les prestations de nettoyage des sites, analyser les offres
• Préparer les études préliminaires et suivre les prestations externalisées (nettoyage, entretien des espaces verts, dératisation, désinsectisation, déménagements.)
• Communiquer toutes anomalies de nettoyage des locaux affectés aux établissements affectataires en Sorbonne auprès des homologues concernés et proposer un réexamen de la répartition des prestations si nécessaire
• Définir et suivre les procédures et la traçabilité du traitement des déchets : collecte sélective, réduction et valorisation selon le protocole défini au PAE
• Mesurer les activités sur tableaux de bord et rendre compte des indicateurs de performance fixés sur les domaines d'activité
• Tenir le planning de réservation des véhicules, veiller aux respects des procédures définies et au suivi de gestion
• Assurer l'interface de la gestion des stocks liée aux interventions et la gestion de l'inventaire des matériels d'entretien et des cérémonies
• Appliquer et faire appliquer les règles d'hygiène et de sécurité des personnels rattachés selon leurs spécificités,
• Suppléer le chef de bureau pendant son absence dans ses activités de coordination des services et de l'atelier rattachés et participer à l'encadrement de l'ensemble des personnels

Activités secondaires :

• Préparer les besoins matériels, en personnels et équipements audiovisuels des cérémonies, veiller au bon déroulement de la prestation, en cas d'absence du chargé des cérémonies

Conditions particulières d'exercice :

-L'activité du service s'exerce sur l'ensemble du site dans et/ou hors des bâtiments du Rectorat de Paris

-L'activité peut entraîner des contraintes horaires et des sujétions particulières

-Elle peut exiger le permis de conduire adapté aux besoins

Profil recherché

Compétences opérationnelles :

• Connaissances générales des techniques utilisées dans les différents domaines de la logistique
• Connaissances générales de la réglementation en matière d'hygiène, de sécurité et d'environnement liées à la manipulation et aux stockages des matériaux et produits utilisés
• Encadrer et animer une équipe
• Notions de base de la réglementation ERP
• Connaissances générales des risques et des moyens de prévention
• Connaissances générales sur la réglementation des marchés publics
• Notions de base en réglementation financière d'un EPA
• Utiliser les outils informatiques appliqués en gestion immobilière (type ABYLA) et maitriser les outils de bureautique (EXCEL, WORD, messagerie électronique.)
• Rendre compte de son activité à sa hiérarchie

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation, de la rigueur dans les procédures, de l'anticipation et de l'autonomie
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Savoir gérer les situations d'urgence
• Prévenir les conflits au sein d'une équipe
• Respecter les règles d'hygiène et de sécurité
• Travailler en équipe
• Fiabilité
• Sens de l'initiative
• Sens de la confidentialité