Adapei Aria de Vendée - Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Intégré au sein du Pôle Projet, Parcours et Coopération, vous interviendrez à hauteur de 0.8 ETP (0.4 ETP au sein du service Qualité de l'Association et 0.4 ETP au sein de notre Mission Départementale d'Expertise et d'Information CAA).

Vous assurerez un appui administratif au sein du service afin de garantir la bonne circulation de l’information, la fiabilité des données, le suivi des actions qualité et la communication auprès des différentes instances internes / externes (ARS, Conseil Départemental, Partenaires, Prestataires).Plus précisément, vos missions seront les suivantes :

1. Gestion du courrier et des communications

Vous rédigerez, mettrez en forme et enverrez différents types courriers destinés aux instances internes (direction, services, commissions…) et externes (partenaires, autorités, évaluateurs…).

Vous assurer la relecture, la conformité formelle et la qualité rédactionnelle des documents.

Vous mettrez à jour les modèles de courriers et documents types du service Qualité.

Vous participerez à la préparation des supports de communication qualité (notes d’information, comptes rendus, documents de synthèse).

1. Appui à la gestion des indicateurs qualité

Vous collecterez les données nécessaires auprès des différents services et vérifierez la cohérence et l’exactitude des informations transmises.

Vous mettrez à jour les tableaux de bord et outils de suivi (Excel, tableaux qualité, logiciel interne…).

Vous préparerez des synthèses et présentations pour les réunions qualité.

Vous assurerez l’archivage et la traçabilité des données.

1. Suivi administratif des évaluations et audits

Vous participerez à la gestion du planning des audits et évaluations et en suivrez l'avancement.

Vous rédigerez les courriers et documents associés aux évaluations.

Vous assurerez l’archivage des rapports et documents d'évaluation conformément aux procédures.

1. Support administratif général au service Qualité

Vous organiserez les réunions du service (convocations, préparation des dossiers, logistique).

Vous rédigerez des comptes rendus simples et en assurerez la diffusion aux participants.

Vous contribuerez à la mise à jour documentaire (procédures, fiches pratiques, formulaires…) et vous assurerez la gestion administrative courante : classement, archivage, suivi.

Vous piloterez notamment l'organisation de RDV en lien avec notre showroom sur la CAA et les aspects administratifs en lien avec la mise en place de cette mission d'expertise départementale.

Doté d'un diplôme en lien avec le domaine administratif, vous disposez d'une expérience significative en secrétariat/assistanat de direction. Vous êtes :

Reconnu pour votre aisance rédactionnelle et vos capacités de synthèse

Rigoureux dans la gestion documentaire et la manipulation des données

En totale maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word et Powerpoint)

Vous aimez :

Travailler au sein d'une équipe

Idéalement, vous disposez de notions de base en management de la qualité et vous avez déjà travaillé dans un service de ce type ou dans un environnement réglementé.

Ce poste est à pourvoir à hauteur de 0.8 ETP.

Rémunération expérience - selon la CCN 66.

Accord d'annualisation avec une masse horaire annuelle fixée à 1519 heures - 25 CP + 9 congés supplémentaires annuels.

Mutuelle d'entreprise avec prise en charge à 50% par l'employeur et 10€ de prise en charge complémentaire par notre CSE.

Vous vous reconnaissez dans ce descriptif ? Alors n'hésitez plus à postuler !