UN(E) CHARGE(E) D'ACCUEIL (H/F)

Poste à pourvoir au 1er octobre

Sous l'autorité de la Responsable du service Population, au sein de la Direction Générale des Services,

vous aurez à assurer les missions suivantes :

Accueil physique et téléphonique du public,

Accueillir le public,

Prendre des messages et les relayer aux services concernés,

S'exprimer clairement et reformuler les demandes quand nécessaire,

Faire preuve d'une qualité d'écoute pour favoriser l'expression de la demande,

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,

Appliquer les règles de communication et de protocole,

Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,

Gérer les situations de stress et réguler les tensions,

Réagir avec pertinence aux situations d'urgence,

Conserver neutralité et objectivité face aux situations,

Adapter son intervention aux différents publics,

Gérer un système de mesure de la fréquentation,

Réguler l'entrée des visiteur.es et groupes et surveiller les accès,

Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité.

Renseignement et orientation du public :

Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,

Gérer le planning de réservation des salles et des matériels,

Orienter vers les personnes et services compétents,

Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,

Organiser les rendez-vous des permanences d'huissiers, notaires et avocats,

Délivrer des documents administratifs,

Aider à rédiger des documents administratifs.

Gestion et affichage d'informations :

Présenter des documents d'information et de communication (gestion des présentoirs),

Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services,

Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.

Gestion de ressources internes :

Assurer la suppléance de l'agent(e) en charge du courrier,

Gérer le planning de réservation des véhicules de l'Hôtel de Ville,

Assurer le classement et l'archivage des dossiers,

Réceptionner les colis.

profil et compétences :

Expérience en accueil du public, idéalement en collectivité,

Formation administrative de niveau CAP, Bac Pro, Bac ou équivalent,

Organisation, organigramme de la collectivité, organismes extérieurs en relation avec la collectivité,

Procédures de transmission des demandes,

Droits et obligations des usager.es,

Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique ainsi que des règles de communication,

Maîtrise du fonctionnement d'un standard téléphonique,

Bonne expression orale et écrite,

Techniques de médiation et négociation,

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.),

Techniques de capitalisation et de classement de documents,

Techniques de recherche d'information et de gestion de planning,

Pratique de langues étrangères (anglais, espagnol),

Sens de l'organisation et rigueur administrative,

Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément,

Capacités rédactionnelles.

savoir être :

Qualités relationnelles, discrétion professionnelle et sens du service public,

Autonomie et capacité d'initiative,

Aptitude au travail transversal et partenarial, esprit d'équipe.

Rémunération et avantages

Statutaire / Régime indemnitaire,

Participation employeur à la santé et à la prévoyance (contrat groupe),

Chèques déjeuners,

Poste ouvert aux contractuels et non contractuels

Adresser une lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae avant le 23 août 2026 par courrier à :

Madame La Maire

Hôtel de Ville

Place Clemenceau

CS 30138

64404 OLORON SAINTE-MARIE CEDEX

ou par mail à [email protected] et / ou [email protected]