Un.e assistant.e de direction générale éducation et émancipation F/H - Ville de Montreuil

Catégorie : B Filiére : Admnistrative

ENJEUX DU POSTE

Assurer la fluidité de l'organisation de la DGA.

Faciliter le travail de la DGA.

Faciliter la coordination entre les nombreux interlocuteurs de la collectivité.

Contribuer au bon fonctionnement des politiques publiques liées à l'éducation et à l'émancipation.

Garantir un soutien administratif fiable dans un environnement institutionnel complexe.

MISSIONS

Organisation permanente de l'activité de la DGA

Suivi des demandes et des dossiers (rédaction quotidienne de mails)

Mise à jour permanente de l'agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et secrétaires d'élus)

Organisation de réunions

Evaluation des urgences et orientation vers les bons services et interlocuteurs (suivi des demandes)

Interface avec le cabinet du Maire, les élu.e.s et les partenaires extérieurs et institutionnels (CAF, DASEN, Est Ensemble.)

Suivi des projets et activités de la DGA

Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne

Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)

Suivi des demandes du Maire et des élu.e.s, préparation des rendez-vous et des dossiers

Accueil téléphonique + filtrage + orientation

Réalisation administrative

Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence) en lien avec la collaboratrice de la DGS

Rédaction ou mise en forme de courriers

Préparation des réponses aux courriers

Relecture des parapheurs

Classement des dossiers et archivage

Organisation de manifestations, séminaires, évènements

Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission

Suivi des prestations

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Spécificités du poste

Disponibilité

Réactivité

Travail en équipe avec les assistant.e.s et DGA de la direction générale, le cabinet du Maire et les secrétaires d'élu.e.s

Relations internes et externes

Partenaires institutionnels (CAF, éducation nationale, SDJES, DRAC.)

Relations avec tous les secteurs municipaux et toutes les directions notamment celles de la DGA

Relation avec les élu.e.s et leur secrétariatCOMPETENCES ATTENDUES

Au regard des missions présentées, le poste requiert :

• un excellent sens de l'organisation ;

• de la rigueur et de la discrétion ;

• de la diplomatie ;

• des qualités rédactionnelles ;

• une maîtrise des outils bureautiques ;

• une capacité à travailler en réseau avec de nombreux interlocuteurs ;

• de l'autonomie et un bon sens des priorités.

Ce poste constitue une fonction stratégique de soutien et de coordination au sein de la direction générale d'une collectivité importante et engagée dans de nombreux projets de transformation.