Standardiste (H/F)

Vos missions principales seront :

Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'office, orienter les clients et partenaires vers les bons

interlocuteurs, et contribuer au bon fonctionnement administratif de l'étude, dans le respect de la

confidentialité inhérente à l'activité notariale.

Activités principales

Accueil téléphonique

Réceptionner, filtrer et orienter les appels vers les notaires, clercs et collaborateurs

Prendre les messages avec précision (identité, objet, coordonnées, dossier concerné) et les

transmettre sans délai

Renseigner les appelants sur les informations générales (horaires, pièces à fournir,

avancement sur instruction du collaborateur en charge)

Gérer les situations d'attente et les interlocuteurs difficiles avec courtoisie

Accueil physique

A l'ouverture allumer les ordinateurs des salles de signature et veiller à leur tenue

Accueillir les clients, les installer en salle d'attente, prévenir les collaborateurs concernés

Vérifier les rendez-vous et tenir le planning des salles de signature

Réceptionner les plis, courriers recommandés et remises de pièces contre récépissé

Tâches administratives associées

Trier et distribuer le courrier entrant, affranchir le courrier sortant

Numériser et enregistrer les documents entrants dans le logiciel de l'étude (iNot / Genapi)

Prendre des rendez-vous et tenir à jour les agendas partagés

Gérer les fournitures d'accueil et veiller à la bonne tenue des espaces de réception

Compétences requises

Savoir-faire

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et d'un standard multilignes

Excellente expression orale et écrite en français

Prise de messages fiable et gestion simultanée de plusieurs flux

La connaissance du vocabulaire notarial et du logiciel iNot / Genapi est un plus

Savoir-être

Discrétion absolue et respect du secret professionnel

Présentation soignée, sens du service et de la diplomatie

Rigueur, ponctualité, calme face à l'affluence

Une première expérience en environnement juridique (étude, cabinet d'avocats, huissier) ou en milieu médical (cabinet médical, clinique secrétariat hospitalier) appréciée.

L'employeur participe aux frais de transport en commun