Secrétariat pédagogique de la Licence Professionnelle (H/F)

Poste Mission du service : Secrétariat pédagogique CDD de 1 an - date de prise de fonction: 01/09/2026 Activités principales de l'agent.e : L'agent.e est chargé.e d'assister les responsables de la spécialité dans la gestion et l'organisation des trois formations. Il/elle interagit avec l'ensemble des équipes pédagogiques (enseignants, intervenants extérieurs, environ 40), des étudiants (environ 90 étudiants) et des différents services de l'Université et des CFA. - Réalisation et diffusion de documents (carnets de présence, mise à jour des documents de rentrée et présentations diverses, compte rendus de réunions pédagogiques, mise à jour ecampus) et archivage - Gestion des examens (préparation des copies, impression des sujets et feuilles d'émargement, organisation des soutenances, suivi des grilles d'évaluation) - Saisie Apogée : Inscriptions pédagogiques, gestion des notes, édition relevés de notes et procès-verbaux, organisation des jurys d'année et de diplomation... - Gestion des recrutements (dossiers de candidatures, organisation des jurys de recrutement, convocation des candidats) et des conventions (stage et partenariats) - Gestion de budget (250 k€, réalisation/suivi des commandes, gestion des dossiers d'heures complémentaires, des ordres de mission) - Gestion de l'emploi du temps et réservation des salles - Participation aux réunions (mensuelles de la LP BIB et conseil deperfectionnement annuel des formations) - Organisation des événements des formations (cérémonie remise des diplômes, forums..) Profil recherché Connaissance, savoir : Enseignement supérieur : - Connaissance des textes réglementaires liés à la scolarité universitaire (LMD, alternance, FTLV) - Maîtrise des procédures d'inscription, de gestion des examens et des jurys Outils et logiciels : - Logiciels de gestion pédagogique (Apogée, Parcoursup, eCandidat, etc.) - Bureautique : Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique - Bases de données et outils collaboratifs (SharePoint, i.e.Teams, ENT, i.e. moodle) Techniques de secrétariat : - Rédaction administrative (courriers, comptes rendus, PV de jurys) - Archivage et classement de documents - Organisation logistique (réunions, déplacements, événements pédagogiques) Savoir-faire : Gestion administrative : - Suivi des dossiers étudiants (inscriptions, conventions, stages, apprentissage, diplômes) - Organisation des emplois du temps et des salles - Coordination avec les enseignants, les intervenants, les CFA et les services centraux Communication : - Accueil physique et téléphonique des étudiants et enseignants - Transmission claire et efficace des informations - Capacité à rédiger des documents pédagogiques et administratifs Organisation et rigueur : - Priorisation des tâches - Respect des échéances et des procédures - Autonomie dans la gestion quotidienne Savoir-être : - Sens du service public et de la confidentialité - Rigueur, fiabilité et sens de l'initiative - Capacité à travailler en équipe et en transversalité - Adaptabilité face aux évolutions réglementaires et numériques - Bienveillance et diplomatie dans les relations avec les usagers