Secrétaire Travaux F/H

GTM Sud, filiale de VINCI Construction en France , est un acteur majeur du génie civil et des travaux publics dans le Sud de la France.

Les équipes interviennent sur des projets techniques à forte complexité : infrastructures de transport, ouvrages d'art, aménagements urbains, opérations industrielles et environnements sensibles (aéroports, sites spécifiques).

Implantée historiquement à Marseille, l'entreprise s'appuie sur un savoir-faire reconnu pour mener à bien des projets exigeants au cœur des territoires.

Dans ce cadre, nous recherchons un(e) Assistant(e) d'Agence - Accueil & Travaux F/H pour renforcer notre équipe, basé(e) au sein de notre agence.

Vos missions

Accueil & Gestion administrative de l'agence (50 %)

Assurer l'accueil physique des visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs

Gérer le standard téléphonique et orienter les interlocuteurs vers les bons contacts

Réceptionner, distribuer et expédier le courrier et les colis

Gérer les salles de réunion et participer à l'organisation logistique des rendez-vous

Assurer diverses tâches administratives liées à la vie de l'agence

Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil et contribuer à l'image de l'entreprise

Secrétariat Travaux & Suivi administratif des chantiers (50 %)

Préparer, relire et mettre en forme les contrats de sous-traitance, avenants et lettres de commande

Assurer le suivi des demandes d'agrément des sous-traitants

Suivre les documents administratifs (assurances, conformité réglementaire, habilitations)

Garantir la mise à jour et le classement des dossiers administratifs des opérations

Assurer l'archivage des documents selon les standards du Groupe

Assurer le secrétariat des équipes travaux (courriers, documents, suivi administratif)

Participer au bon fonctionnement administratif de l'agence en lien avec les équipes internes et les partenaires externes

Gérer les commandes de fournitures administratives et leur suivi

• Formation Bac +2 / Bac +3 en assistanat ou gestion

• Expérience minimum de 5 ans en environnement travaux publics / génie civil / industrie

• Maîtrise du Pack Office

• Rigueur, organisation et autonomie

• Bon relationnel et capacité à travailler avec des équipes techniques

Mission :

GTM Sud, filiale de VINCI Construction en France , est un acteur majeur du génie civil et des travaux publics dans le Sud de la France.

Les équipes interviennent sur des projets techniques à forte complexité : infrastructures de transport, ouvrages d'art, aménagements urbains, opérations industrielles et environnements sensibles (aéroports, sites spécifiques).

Implantée historiquement à Marseille, l'entreprise s'appuie sur un savoir-faire reconnu pour mener à bien des projets exigeants au cœur des territoires.

Dans ce cadre, nous recherchons un(e) Assistant(e) d'Agence - Accueil & Travaux F/H pour renforcer notre équipe, basé(e) au sein de notre agence.

Vos missions

Accueil & Gestion administrative de l'agence (50 %)

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs
• Gérer le standard téléphonique et orienter les interlocuteurs vers les bons contacts
• Réceptionner, distribuer et expédier le courrier et les colis
• Gérer les salles de réunion et participer à l'organisation logistique des rendez-vous
• Assurer diverses tâches administratives liées à la vie de l'agence

Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil et contribuer à l'image de l'entreprise

Secrétariat Travaux & Suivi administratif des chantiers (50 %)

• Préparer, relire et mettre en forme les contrats de sous-traitance, avenants et lettres de commande
• Assurer le suivi des demandes d'agrément des sous-traitants

Suivre les documents administratifs (assurances, conformité réglementaire, habilitations)

• Garantir la mise à jour et le classement des dossiers administratifs des opérations
• Assurer l'archivage des documents selon les standards du Groupe
• Assurer le secrétariat des équipes travaux (courriers, documents, suivi administratif)
• Participer au bon fonctionnement administratif de l'agence en lien avec les équipes internes et les partenaires externes

Gérer les commandes de fournitures administratives et leur suivi

Profil demandé :

• Formation Bac +2 / Bac +3 en assistanat ou gestion
• Expérience minimum de 5 ans en environnement travaux publics / génie civil / industrie
• Maîtrise du Pack Office
• Rigueur, organisation et autonomie
• Bon relationnel et capacité à trav...