SECRETAIRE RELATIONS CLIENTS & FOURNISSEURS (H/F)

---Poste à pourvoir à Saint-Laurent du Maroni, Guyane-Française, 97320--- La rhumerie Rhums Saint-Maurice de Saint-Laurent du Maroni est à la recherche d'un(e) secrétaire relation clients & fournisseurs. Le/la secrétaire - relation clients/fournisseurs assure l'ensemble des taches de secrétariat quotidiennes ainsi que la relation avec les différents fournisseurs et clients. 2. Domaines d'intervention 2.1. Secrétariat - Il/elle réalise la réception/envoi du courrier par voie postale et en assure le suivi et traitement par les différents services concernés. Il/elle réalise les relances pour leur traitement dans les délais. - Il/elle réalise le tri, distribution et archivage des documents selon l'organisation définie par la direction. - Il/elle réalise le suivi des commandes de consommables de bureau pour l'ensemble des collaborateurs avant rupture de stock. - Il/elle fait en sorte que le photocopieur, avec le prestataire, soit toujours en parfait état de fonctionnement. - Il/elle gère les appels téléphoniques et réalise les transferts si nécessaire ou prise de message. - Il/elle accueille les personnes/sociétés ayant ou souhaitant rencontrer la direction ou autres personnes des Rhums Saint Maurice. 2.2. Relations Clients - Il/elle accueille les clients sur le site de la rhumerie et réalise les ventes (description produits, édition factures, informations complémentaires de livraison). - Il/elle établit et fait le suivi des déclarations de douane (DAE, pour les clients en suspension de droits et export) en collaboration avec le/la responsable administrative et financière et le directeur. - Il/elle participe à la réalisation de la DRM (Déclaration Récapitulative Mensuelle) en collaboration avec le/la responsable administrative et financière et le directeur. - Il/elle réalise l'inventaire des caisses (Rhums Saint Maurice et Boutique SLM) quotidien et fin de mois (espèces, chèques). - Il/elle vérifie les inventaires de stock en fonction des ventes et de la production effectuées le jour même. - Il/elle réalise le suivi des commandes grossistes et y répond en fonction des volumes disponibles en concertation avec la production et la direction. - Il/elle réalise le suivi des règlements et du respect des délais pour les clients grossistes. - Il/elle vérifie les caisses de la boutique et prépare les dépôts en banque (espèces et chèques) et transmet les informations à la direction et au responsable administratif et financier. 2.3. Relations Fournisseurs - Il/elle organise et réalise le suivi de l'envoi de produits en concertation avec le client et le transporteur et/ou transitaires. - Il/elle organise et réalise le suivi de l'envoi/réception de matériels/consommables en concertation avec le fournisseur, transitaires et/ou transporteur. 2.4. Management - Il/elle pourra encadrer des stagiaires ou alternants en fonction des besoins. - Il/elle est rattachée à la direction des Rhums Saint Maurice. 2.5. Administratif - Il/elle établit des tableaux de bord pour le suivi des actions et les performances de la société. 2.6. Qualité - Il/elle assure le transfert d'informations vers les services et personnes concernées. - Il/elle suit les procédures et participe à la certification ISO 9001 2.7. Sécurité - Il/elle s'assure de toujours réaliser ses tâches et actions demandées dans le respect de la réglementation en vigueur et en sécurité. - Il/elle participe aux formations/sensibilisation sur le site de la rhumerie. 3. Polyvalences - Il/elle assure une polyvalence complète avec la personne en charge de la boutique, localement à Saint Laurent du Maroni 4. Formation et expérience - Une formation en secrétariat et en accueil client (physique et téléphonique) est requis. - Une parfaite connaissance des outils bureautique et de la suite ISAGRI est requis. - Bonne communication et bon relationnel.