SECRÉTAIRE MÉDICO-SOCIALE 2024-113 - H/F

INTITULE DU POSTE :

GRADE : Adjoint administratif / Assistant(e) médico-administrative

FONCTION : Secrétaire médicale

AFFECTATION :   Pôle Gériatrie – Soins de Suite et de Réadaptation – Unité d’hospitalisation à domicile - Site des Feugrais

CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT :

Titulaire du Bac ST2S, S.M.S, ou bac F8 ou formation équivalente

Expérience en secrétariat médical souhaitée

Concours de secrétaire médicale acquis ou à acquérir

CONDITIONS GENERALES D’EXERCICE :

Coordonnatrice des secrétariats médicaux : Mme FONTAINE

Chef de pôle : Docteur LANGLOIS

Encadrement : Cadre de Pôle : Mme VIGIER

Cadre d’unité :  Mme DOREY

Responsable chef de service : Docteur DONATO

Médecins coordinateurs : Docteur DONATO – Docteur BRUNG-LEFEVRE - Docteur MASSON

QUOTITE DE TEMPS_ : _100%

BASE HORAIRE ANNUELLE :  1575 heures (sur la base de 100% de jour, selon OAT                                                      annuelle)

AMPLITUDE HORAIRE : 8H30 – 16H30 SELON ORGANISATION

PAS D’ASTREINTE, PAS DE GARDE

 LIAISONS FONCTIONNELLES :

-       Autres secrétariats médicaux

-       Laboratoires

-       Reprographie

-       Médecins extrahospitaliers

-       Ambulanciers de l’établissement

-       Autres établissements de soins

-       Partenaires extérieurs (kinésithérapeutes, médecins traitants, infirmières libérales, orthophonistes, podologues)

-       Prestataires de santé à domicile

CONDITIONS PARTICULIERES :

Utilisation de 2 supports informatiques (Sillage, Clinicom) pour la gestion des dossiers patients.

Missions de gestion de facturation.

1-

MISSIONS

A- MISSIONS GENERALES :

Assurer le fonctionnement du secrétariat médical de l’unité d’hospitalisation à domicile.

Garantir la gestion administrative des dossiers et contribuer à la délivrance de renseignements d’ordre général dans son domaine de compétence.

B- MISSIONS SPECIFIQUES :

SECRÉTARIAT

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et des familles (prise de rendez-vous, envoi de documents)
• Assurer la traçabilité des demandes initiales de prise en charge (entrées, sorties et refus)
• Prendre en charge la préparation, le suivi et le classement des dossiers d’hospitalisation en amont et en aval de la prise en charge
• Assurer l’admission administrative du patient en hospitalisation à domicile (contrôle de l’identité, couverture sociale…)
• Communiquer et suivre les demandes d’hospitalisation à domicile via Trajectoire
• Faire le relevé journalier des entrées et des sorties.
• Prendre les rendez-vous de consultation spécialisée, d’examen ou d’exploration fonctionnelle complémentaire et organiser les transports patients dans le respect de la réglementation
• Assurer la frappe des comptes-rendus d’hospitalisation sur informatique et l’envoi de courriers divers, notamment les résultats de laboratoire aux médecins traitants
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques à destination des professionnels de l’unité (assistante sociale, psychologue, médecins)
• Assurer le suivi statistique de l’activité de l’unité
• Commander les imprimés auprès de la reprographie, des archives, des services informatiques et de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie
• Assurer la mise à jour des différents documents nécessaires à l’organisation de l’unité avec la cellule qualité
• Assurer de façon ponctuelle des remplacements dans les autres secrétariats du Pôle
• Assurer l’envoi des conventions aux partenaires libéraux et les transmettre à la Direction des soins

[*]       ACTIVITÉ LIBÉRALE

• Récupérer, vérifier et transmettre à la DICOPP les honoraires des partenaires libéraux
• Récupérer les feuilles des actes des infirmiers libéraux
• Vérifier, en lien avec la lettre de mission, les actes des infirmiers libéraux et transmettre le document de facturation à la DSTH

[*]       MUTUALISATION SSIAD

• Assurer le remplacement pendant les congés et absences

B- MISSION TRANSVERSALE :

Possibilité de participer à des groupes de travail divers organisés sur le plan institutionnel (qualité, conseil de Pôle, identitovigilance, sillage).

Profil recherché

2-

COMPETENCES

A- CONNAISSANCES THEORIQUES ET TECHNIQUES :

• Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe
• Maîtriser le vocabulaire médical et la frappe de comptes rendus médicaux
• Garantir les règles professionnelles
• Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel…)
• Disposer de notions de comptabilité

B- SAVOIR FAIRE :

Disposer de rigueur et méthode dans la gestion des dossiers et du secrétariat de l’unité.

Disposer de capacités d’organisation.

C- CAPACITES LIEES A L’EMPLOI

à SAVOIR ÊTRE :

• Avoir le souci per...