SECRÉTAIRE MÉDICO-SOCIAL (SIÈGE) - H/F

MISSION PRINCIPALE :

Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d'assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l'Administration du siège.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR :

• Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,

• Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, bons de commande et frais de missions

• Assurer les commandes de fournitures,

• Organiser en collaboration avec l'assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,

• Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,

• Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l'assistante présente,

• Centraliser les rapports d'activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d'activité national de médecine de prévention,

• Tenir à jour l'annuaire national des médecins du travail,

• En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l'enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,

• Assurer l'accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l'APHP pour les conventions de stage,

• Organiser l'accueil des nouveaux arrivants.

ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL :

• Gérer l'agenda du médecin,

• Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,

• Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,

• Organiser les téléconsultations,

• Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,

• Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,

• Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,

• Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,

• Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),

• Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,

• Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),

• Suivre les prêts de matériel,

• Suivre les transferts des dossiers médicaux,

• Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d'activité du médecin du travail,

• Classer les fiches individuelles d'exposition dans les dossiers médicaux,

• Réaliser le classement et l'archivage des dossiers médicaux,

• Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.

SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE :

• Localisation : Paris 13e

Profil recherché

CONNAISSANCES

• Environnement de la fonction publique

• Notions de réglementation en santé au travail

SAVOIR-FAIRE

• Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point)

• Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical

• Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences

• Reporter sur son activité

APTITUDES

• Rigueur, sens de l'organisation,

• Réactivité et autonomie

• Qualités relationnelles

• Sens de la communication et du travail en équipe

• Rédaction de comptes rendus, courriers, de mails, .

• Discrétion sur les informations communiquées et compréhension de la nécessité de confidentialité vis-à-vis des données médicales

EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S)

• Expérience dans le secrétariat

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S)

• Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager