Secrétaire médicale - URGENCES (H/F)

RESPONSABILITÉS

Conditions de travail

Horaires : selon les plannings prévus et l'activité du service 24h/24, 7 jours/7

Contraintes organisationnelles et relationnelles : Dépassements d'horaires éventuels - Travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues des équipes de jour et de nuit - Contact public - Exigence d'un accueil de qualité des patients

Missions

Accueillir et renseigner les patients et les familles, traiter et coordonner les opérations et informations médico-administratives du patient en collaboration avec les services administratifs, les soignants et les médecins. Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

Accueil physique

*Accueil physique des patients, pompiers, ambulances, police, des familles, du public...

*Création des dossiers Evoluance et saisie des informations du patient dans Firstnet

*Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

*Numération de documents administratifs et médicaux

Accueil téléphonique

• Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé et des services de l'HNFC

*Gestion des appels téléphoniques : prise de message et transmission aux personnes concernées.

Accueil téléphonique

• Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé et des services de l'HNFC

*Gestion des appels téléphoniques : prise de message et transmission aux personnes concernées.

Gestion des sorties

*Remise des documents de sortie aux patients

*Clôture des dossiers, facturation

*Réorientation des patients sur avis médical

*Planification de rendez-vous

*Numérisation de documents médicaux

*Gestion de l'activité du Samu

*Préparation et participation éventuelles à des réunions.

*Organisation des manifestations (Eurockéennes).

Tâches administratives

*Tableaux de garde

• Gestion des fournitures de bureau.
• Statistiques et indicateurs.
• Gestion des fax, du courrier (tri et distribution)
• Commandes de fournitures, imprimés

Divers

*Gestion de l'activité du Samu

*Préparation et participation éventuelles à des réunions.

*Organisation des manifestations (Eurockéennes).

PROFIL RECHERCHÉ

Diplômes :

• Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social,
• Prérequis :
• expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, ...)
• bonne connaissance du vocabulaire médical
• bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication
• bonne technicité informatique

Aptitudes :

• Bonne connaissance de l'outil informatique
• posséder une bonne technicité en secrétariat (frappe, orthographe)
• connaissance des règles de confidentialité et du secret médical
• connaissance des secrétariats médicaux
• posséder un bon esprit d'équipe, un sens de la communication
• posséder des qualités d'accueil
• s'exprimer clairement (savoir formuler, reformuler)
• discrétion, disponibilité, écoute, amabilité, respect d'autrui
• posséder rigueur et organisation
• filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
• rester efficace dans les situations difficiles
• renseigner ses interlocuteurs
• traiter des situations conflictuelles
• hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser
• utiliser Internet/Intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus