SECRÉTAIRE MÉDICAL(E) - SERVICE CARDIOLOGIE - H/F

Statut : CDD/CDI/ titulaire de la fonction publique hospitalière                               Catégorie :B

Organisation du travail :

-          Poste à temps plein

-          Horaires : 9h-17h

-          Repos fixe

-          Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l’organisation du service

Lieu de travail : Pôle Ville Hôpital – Service cardiologie    Déplacements liés à la fonction : oui.

Suppléance (le cas échéant) : non.

MISSIONS DU SERVICE

Le service de cardiologie a pour mission principale le DIAGNOSTIC, LE TRAITEMENT, LE SUIVI ET LA PRÉVENTION DES PATHOLOGIES CARDIOVASCULAIRES. Il prend en charge des patients à différents stades de gravité, allant des urgences vitales aux soins de réadaptation.

MISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTE

MISSIONS PRINCIPALES

-           Assurer l’accueil physique et téléphonique et répondre aux besoins des demandeurs

-           Participer à la gestion administrative et informatique des dossiers de consultations et d’hospitalisation

-           Gérer les dossiers des patients

-           Classer les divers documents

-           Enregistrer les entrées et les sorties

-           Sortir les dossiers médicaux

MISSIONS SPÉCIFIQUES EN LIEN AVEC LA QUALITÉ

•          Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances

•          S’impliquer dans les projets du service et de la direction

Déclaration des EI

_ AUTRES MISSIONS SPÉCIFIQUES_

-          Collaborer avec les agents du P.A.E.

-          Saisir les R.U.M.

-          Programmer les bilans

-          Effectuer les travaux de dactylographie (courriers, comptes-rendus d’hospitalisation et de consultation…) dans les délais règlementaires

FONCTION D’ENCADREMENT

Former et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service

ACTIVITÉS

·         Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

·         Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

·         Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation, de réunions, visites, conférences et événements...)

·         Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)

·         Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

·         Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

·         Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

·         Tenue à jour du dossier patient

·         Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

·         Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance

·         Activité en lien avec la qualité : déclaration des EI.

Profil recherché

SAVOIR FAIRE

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

SAVOIR ÊTRE

• Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison…)
• Savoir adapter son langage en fonction de l’interlocuteur
• Avoir une facilité de mémorisation
• Analyser les situations et l’urgence,
• Avoir le sens des responsabilités
• Etre capable de gérer son temps par rapport à la charge de travail
• Avoir le sens de l’organisation
• Etre rigoureux et dynamique
• Etre rapide et efficace à la réalisation des tâches demandées
• Comprendre et transmettre le message
• Respecter le secret professionnel
• Avoir le sens de l’accueil et du service public
• Avoir une bonne présentation
• Etre courtois et diplomate
• S’avoir s’exprimer, écouter, et rester discret
• Etre disponible.

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE

Diplôme requis :

• BAC science médico-sociale
• BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

• Connaissance de la bureautique
• Connaissance de l'environnement médical