Secrétaire médicale - Hospitalisation 2A (H/F)

RESPONSABILITÉS

La secrétaire assure les missions du secrétariat avec suivi des dossiers médicaux, en collaboration avec l'ensemble des secrétariats médicaux, des services administratifs, des soignants et des médecins.

Conditions de travail

Horaires : Horaire coupé ou continu selon les plannings prévus et l'activité du service avec une amplitude de 8h00 à 17h15 - Temps de travail journalier : 7h30 - Amplitude horaire : 8h15

Contraintes organisationnelles et relationnelles : Dépassements d'horaires éventuels - Contact avec le public - Travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues et participation à la gestion des autres spécialités du secteur - Exigence d'un accueil de qualité les patients - Polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue.

Matériels et outils utilisés : Outils informatiques, utilisation des logiciels DPI, Firstnet, Nadis, Lifen, Traça DPP, Dict, PACS, Excel, Word, Evoluance, Outlook, PFM, octime Médica. Téléphone, copieurs, fax, plannings.

Activités

Accueil physique

• Accueil physique des patients hospitalisés, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.

Accueil téléphonique

• Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants et des services de l'HNFC.
• Gestion des appels téléphoniques et transmission des demandes.

Gestion des dossiers

• Gestion du dossier du patient hospitalisé : importation des documents dans le DPI
• Gestion du secrétariat Epileptologie-Sommeil

Courriers

• Saisie et mise en forme des documents, des courriers et comptes rendus médicaux
• Traitement des courriers : copies et envoi des CR

Tâches administratives

• Préparation et participation éventuelles à des réunions
• Retranscription des tableaux de garde établis par les médecins
• Reproduction de documents
• Gestion des fournitures de bureau
• Gestion des fax, du courrier (tri et distribution)
• Commandes de fournitures et imprimés.

PROFIL RECHERCHÉ

Diplôme :

BAC science médico-sociale

BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Prérequis :

Connaissance de la bureautique

Connaissance de l'environnement médical

Aptitudes :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Bonne technicité en secrétariat (frappe, orthographe, terminologie médicale)
• Connaissance des règles de confidentialité et du secret médical
• Bonne gestion des priorités