SECRETAIRE MEDICALE - CREDAH+VADI - PUPEA - H/F

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un SECRETAIRE MÉDICALE (F/H) pour assurer le secrétariat du CREDAH et des VADI au sein du Pôle PUPEA, à temps plein. CDD possibilité de renouvellement.

MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE :

• Assurer et organiser le secrétariat du CREDAH et des VADI dans le respect des règles institutionnelles.
• Saisie de l'activité du CREDAH et des VADI.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Accueil, orientation, permanence téléphonique et correspondance écrite auprès des familles et des professionnels.

• Interface entre les familles et les professionnels, entre les différentes équipes et les médecins.

• Programmation et gestion des plannings de consultations, de bilans et de synthèses en concertation avec les médecins, le psychologue et les paramédicaux.

• Saisir, suivre et diffuser les courriers, comptes-rendus, documents et rapports médicaux et paramédicaux.

• Réception des demandes et constitution des dossiers patients, recherche d'informations complémentaires si nécessaire.

• Organisation et planification des groupes de patients, réalisés au sein de la structure.

• Gestion des commandes (matériel et fourniture).

• Conformément aux règles et procédures en vigueur notamment en termes de tenue du dossier minimum commun :

• Constitution, tenue, archivage et numérisation des dossiers patients.

• Saisie informatique des données et de l'activité.

• Saisie informatique de l'activité annuelle du service et participation active à la rédaction du rapport d'activité du CREDAH et des VADI.

• Saisie des comptes rendus de réunion

• Participation aux réunions de service

• Contribution à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétences.

• Travail en collaboration avec les secrétariats et les autres professionnels du pôle.

• Participation à la démarche qualité.

• Implication dans les entretiens annuels d'évaluation et de formation.

Profil recherché

DIPLÔME ET/OU QUALIFICATION :

• Bac Sciences Médico-Sociales.
• Diplôme de Secrétariat Médico-Social.

CONNAISSANCES :

• Compétences dactylographiques et sténographiques (courriers médicaux).

• Maîtrise de l'outil informatique :

• Logiciels: Pack Office, Open Office, Hôpital Manager, WEBEX, ZOOM,...)

• Recherche internet

• Outils Intranet

• Connaissances détaillées du vocabulaire médical.

• Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients.

• Sensibilité aux pathologies psychiatriques et au handicap.

• Aptitudes de base à gérer des tableaux de bord d'activité, de comptes et des commandes.

SAVOIR ÊTRE :

• Être intègre et respectueux de la déontologie.
• Être rigoureux et responsable.
• Avoir le sens de l'accueil et capacités de communication (partage et diffusion des informations).
• Savoir coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux et paramédicaux).
• Être autonome et avoir sens de l'initiative.
• Avoir des capacités relationnelles et l'esprit d'équipe.
• Respecter la confidentialité et le secret professionnel.
• S'inscrire dans une démarche de réflexion et de formation.
• Savoir s'inscrire dans un processus d'évolution et d'adaptation au projet médical du pôle.

SAVOIR FAIRE :

Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation.

• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous des membres de l'équipe.
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
• Hiérarchiser les activités du secrétariat.
• Coopérer avec l'ensemble de l'équipe.
• Rendre compte de son activité
• S'inscrire dans les démarches institutionnelles (Ex.: Démarche qualité, .).

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

• Poste à temps plein (50 % CREDAH / 50 % VADI)
• Horaires de travail selon protocole local d'aménagement de la réduction du temps de travail.
• Planification des congés sur les périodes de fermetures annelles
• Gestion coordonnée des congés en équipe.