Secrétaire médical / Secrétaire médicale

1. Mission générale

• Assurer l'interface entre le médecin, les patients et les partenaires de santé, ainsi que les différents fournisseurs.
• Gérer l'accueil physique et téléphonique, tenir à jour l'agenda des praticiens, et assurer le traitement administratif, la gestion des dossiers et le suivi de la facturation des actes médicaux.
• Gérer les stocks du cabinet , réaliser des actes techniques simples.

L'organisation du temps de travail : lundi mardi jeudi :7h30/12h30 13h30/16h30 et mercredi vendredi 7h30/13h.

1. Activités et responsabilités principales

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique : Accueillir les patients, identifier le motif de leur visite ou de leur appel, qualifier l'urgence et les orienter.
• Mise en confiance : Renseigner les patients sur les conditions de prise en charge, les remboursements de l'Assurance Maladie ou le tiers payant.
• Gestion des rendez-vous : Organiser, planifier et optimiser l'agenda des consultations (urgences, visites à domicile, créneaux longs) via un logiciel métier.
• Participation aux actions de prévention : remise de kits de dépistage, flyers de prévention, affiches, ..

Gestion administrative et dossiers patients

• Dossier médical : Créer, mettre à jour, classer et archiver les dossiers médicaux
• Frappe et courriers : Rédiger et préparer certains documents
• Gestion du courrier et des mails : Trier, distribuer et traiter le courrier physique et électronique, ainsi que les résultats d'examens (laboratoires, radiologie,..).

Facturation et comptabilité courante

• Prise en charge financière : Vérifier les droits des patients (carte Vitale, attestation de mutuelle), éditer les feuilles de soins électroniques (FSE) et procéder aux encaissements (règlement des honoraires, tiers payant).
• Suivi de la comptabilité : Préparer les bordereaux de remises de chèques, relancer les impayés et assurer la liaison avec le comptable et le logiciel de gestion (Indy).
• Gérer les factures des fournisseurs (vérifier le paiement, classer et ranger les factures)

Logistique et gestion du cabinet

• Gestion des stocks : Suivre les inventaires, identifier les besoins et passer les commandes de fournitures de bureau et de matériel médical.
• Entretien du cadre de travail : Veiller à la propreté de la salle d'attente et du bureau, et s'assurer du bon fonctionnement du matériel informatique et médical.
• Préparation des salles de consultation pour les médecins
• Actes techniques simples : Pose de holter tensionnel, de polygraphie, stérilisation à froid du petit matériel,..
• Petite maintenance informatique

1. Compétences requises

• Savoirs (connaissances) :

o Maîtrise du vocabulaire médical et des termes techniques.

o Connaissance des règles de sécurité sociale, de la nomenclature des actes et de la facturation.

o Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion de cabinet médical (Weda, Clikodoc, Indy).

o Connaissance stricte des règles du secret professionnel et de la déontologie médicale.