Secrétaire médical / Secrétaire médicale

Au sein de l'établissement vous avez pour missions :

La gestion des rendez-vous médicaux et paramédicaux :

• d'organiser les rendez-vous médicaux et paramédicaux : consultations, examens, imagerie, biologie, pédicurie, dentiste, ophtalmologie, spécialistes, etc. ;
• d'enregistrer les rendez-vous dans le logiciel TITAN ;
• d'éditer régulièrement la liste des rendez-vous à venir, notamment la liste hebdomadaire ;
• de rappeler aux équipes soignantes des rendez-vous programmés ;
• de préparer les documents nécessaires aux consultations ;
• d'assurer le suivi des retours de consultation et récupérer, lorsque nécessaire, les comptes rendus médicaux.

La préparation administrative des rendez-vous

• préparer les enveloppes de rendez-vous ;
• rassembler les documents utiles : ordonnance, courrier médical, carte Vitale, attestation de droits, résultats antérieurs, comptes rendus, bilans ;
• vérifier que les éléments nécessaires sont disponibles avant le départ du résident ;
• transmettre les informations utiles aux équipes soignantes, accompagnants ou familles selon l'organisation retenue.

L'organisation et suivi des transports non urgents :

• la préparation des bons de transport lorsque ceux-ci sont nécessaires ;
• la demande de transport auprès des prestataires ;
• la vérification de la bonne réservation des transports à partir de la liste des rendez-vous ;
• l'annulation des transports en cas de modification ou d'annulation de rendez-vous ;
• le lien avec les transporteurs, les équipes et les familles lorsque cela est nécessaire.

La tenue du dossier papier et informatisé de la personne accompagnée

• ranger les documents dans les dossiers papier des résidents ;
• veiller à la qualité du classement et à la complétude des dossiers ;
• scanner les documents et les intégrer dans TITAN ;
• classer les comptes rendus d'hospitalisation, bilans, résultats d'examens, courriers médicaux et ordonnances ;
• vérifier la présence des pièces nécessaires dans le dossier ;
• participer à la mise à jour des informations utiles dans les logiciels métiers ;
• garantir la traçabilité et l'accessibilité des informations dans le respect des règles de confidentialité.

La préparation des entrées, sorties et admissions :

• préparer les dossiers d'entrée des nouveaux résidents ;
• rassembler, classer et vérifier les pièces nécessaires ;
• contribuer à la préparation des documents d'accueil ;
• participer au suivi des demandes d'admission, notamment via ViaTrajectoire ;
• participer à la mise à jour des tableaux de suivi des admissions ;
• préparer les dossiers de sortie ;
• vérifier leur complétude ;
• organiser l'archivage du dossier du résident après sa sortie.

Les courriers, transmissions et appui administratif:

• rédiger, mettre en forme et envoyer des courriers médicaux ou administratifs ;
• préparer les convocations à certaines réunions de soins ou de coordination ;
• rédiger ou mettre en forme des comptes rendus ;
• préparer les courriers d'invitation aux projets d'accompagnement personnalisés ;
• transmettre les comptes rendus ou documents aux familles selon les procédures de l'établissement ;
• éditer des étiquettes résidents ou étiquettes de rendez-vous ;
• mettre à jour des listes, tableaux de suivi ou documents de service ;
• participer à la transmission fiable des informations entre les différents sites.

L'archivage et gestion documentaire:

• classer et archiver les dossiers médicaux et médico-administratifs ;
• organiser l'archivage des dossiers de sortie ;
• respecter les procédures internes de conservation et de confidentialité ;
• retrouver les documents archivés lorsque cela est nécessaire ;
• participer à l'amélioration du classement et de la gestion documentaire.

La fonction peut nécessiter :

• des déplacements réguliers entre les différentes résidences avec véhicule de service.