Secrétaire médical / médicale (H/F)

Disponibilité : Dès que possible

Temps de travail : 0,7 ETP soit 24.5 heures/semaine avec une répartition à définir

Type de contrat : CDI

Gestion prévisionnelle des lits et des séjours :

Mettre à jour quotidiennement le tableau des lits disponibles, occupés, réservés, en nettoyage ou temporairement indisponibles.

Suivre les entrées, sorties, transferts, annulations, reports et non-venues dans l'outil de gestion des lits.

Recueillir auprès des unités les prévisions de sorties et les obstacles organisationnels éventuels.

Vérifier la cohérence des informations renseignées dans les outils de suivi et relancer les interlocuteurs concernés lorsque des données sont manquantes ou obsolètes.

Diffuser un état des capacités et des flux aux professionnels concernés, selon une fréquence définie par l'établissement. La fiabilité des données en temps réel constitue un levier important de fluidité.

Coordination administrative du parcours :

Centraliser les demandes d'hébergement et assurer leur traçabilité.

Préparer les éléments administratifs nécessaires aux admissions, transferts internes et sorties, en lien avec les secrétariats, les admissions et les unités.

Coordonner les prestations logistiques associées aux mouvements : transport, brancardage, bionettoyage, disponibilité de la chambre et prestations hôtelières.

Assurer le lien administratif avec les structures d'aval et partenaires externes, dans le cadre des procédures établies.

Suivre les dossiers de sortie présentant des difficultés organisationnelles et orienter les situations nécessitant une intervention de l'encadrement, du service social ou de l'équipe médicale.

Coordination administrative du parcours :

Centraliser les demandes d'hébergement et assurer leur traçabilité.

Préparer les éléments administratifs nécessaires aux admissions, transferts internes et sorties, en lien avec les secrétariats, les admissions et les unités.

Coordonner les prestations logistiques associées aux mouvements : transport, brancardage, bionettoyage, disponibilité de la chambre et prestations hôtelières.

Assurer le lien administratif avec les structures d'aval et partenaires externes, dans le cadre des procédures établies.

Suivre les dossiers de sortie présentant des difficultés organisationnelles et orienter les situations nécessitant une intervention de l'encadrement, du service social ou de l'équipe médicale.

Appui à l'organisation et à l'amélioration continue :

Formaliser et mettre à jour les procédures de gestion des admissions, des sorties, des transferts et des changements de chambre.

Participer à la création de supports opérationnels : tableaux de suivi, fiches de liaison, listes de contrôle et trames de réunion.

Former ou accompagner les utilisateurs sur les règles de renseignement des outils de gestion des lits.

Recueillir les difficultés rencontrées par les équipes et proposer des pistes d'amélioration organisationnelle.

Participer à la préparation des périodes de tension capacitaire : absences, fermetures de lits, afflux prévisible ou variations d'activité.

Profil recherché

Formation et expérience

Formation de niveau bac à bac +2 en assistanat de gestion, secrétariat médico-social, administration des établissements de santé, coordination de parcours ou gestion des organisations de santé.

Une expérience en établissement de santé, idéalement aux admissions, au secrétariat médical, à la gestion des parcours, à la planification ou à la gestion administrative des flux, constitue un atout.

Une connaissance pratique du fonctionnement de l'établissement, des services, des circuits d'admission et de sortie, ainsi que des règles d'hébergement est recherchée.

La maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers de gestion des lits ou du dossier patient informatisé est importante.

Compétences techniques

Recueillir, vérifier, mettre à jour et fiabiliser les informations relatives aux entrées, sorties, transferts, annulations et non-venues.

Tenir à jour les tableaux de suivi des lits et des admissions prévisionnelles.

Produire des indicateurs simples d'activité et des reportings : occupation, prévisions de sortie, mouvements, tensions capacitaires et situations bloquantes.

Assurer la traçabilité des échanges avec les services et l'archivage des documents liés aux mouvements des patients.

Connaître les procédures internes applicables à l'admission, la sortie, au transfert, au transport et à la gestion des situations de tension.

Qualités professionnelles

Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.

Réactivité et aptitude à prioriser dans un contexte de flux évolutifs.

Très bonnes capacités de communication orale et téléphonique, avec diplomatie et discrétion.

Goût du travail en équipe pluridisciplinaire et capacité à relancer les interlocuteurs de manière constructive.

Esprit d'analyse, fiabilité dans la transmission des informations et capacité à alerter en cas de dysfonctionnement.