Secrétaire médical - Hôpital de jour dermatologie F/H

Situé à Boulogne-Billancourt, l'hôpital Ambroise-Paré est l'un des premiers centres d'urgence des Hauts-de-Seine (adultes/enfants). Il dispose d'une expertise reconnue dans le domaine cardiovasculaire, en gériatrie et en imagerie, ainsi qu'en chirurgie (orthopédie, digestif, vasculaire...). Il assure aussi une prise en charge de recours en cancérologie (dermatologie, pneumologie, cancers digestifs). Il est engagé dans un projet de transformation pour accueillir les activités de Raymond Poincaré.

Poste en Quotité temps à 80%

Assurer l'accueil des patients et la gestion administrative de leurs prises en charge dans le cadre des différents parcours de l'hôpital de jour de dermatologie.

Gestion de l'accueil physique et téléphonique, information et prise de rendez-vous des consultations RCP

Gestion du dossier patient : préparation et transmission des documents requis préalablement à la prise en charge, réception et numérisation des résultats d'examens, vérification de la complétude des renseignements et pièces disponibles dans les logiciels dédiés, suivi des issues de la prise en charge lorsque requis ;

Réalisation et suivi des étapes administratives nécessaires à la prise en charge d'un patient dans une autre Unité au cours de son parcours, en lien avec les équipes de la ou des Unité concernée

Saisie, mise en forme, traitement, diffusion et archivage de documents

Gestion des demandes adressées par les médecins auxquels la secrétaire est rattachée

Organisation et participation aux staffs et/ou événements

Formation des stagiaires

Récupération, tri et distribution du courrier postal du Service en roulement avec les autres secrétaires

Reproduction des dossiers médicaux

Gestion des réservations des salles

Mise à jour de tableaux de service

Transfère des informations administratives d'Orbis vers la plateforme CALLOPIX

Envoi des comptes-rendus et informations administratives pour les patients devant bénéficier de radiothérapie

Remplacement des collègues

PRÉ-REQUIS

PRE-REQUIS REGLEMENTAIRES

Connaissance de l'environnement médical.

FORMATION ET EXPERIENCE SOUHAITEES

Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat.

Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical hospitalier.

COMPÉTENCES REQUISES

SAVOIRS FAIRE

• Renseigner les interlocuteurs

-Maîtrise des outils informatiques ( Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers et internet/intranet

-Définir et gérer des priorités ;

-Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation ;

-Résoudre des situations conflictuelles ;

-Prendre rapidement des notes ;

-Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire).

SAVOIRS ÊTRE

-Capacité relationnelle ;

-Respect strict de la confidentialité et discrétion ;

-Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation ;

-Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service) ;

-Adaptabilité et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés) ;

-Disponibilité ;

-Ponctualité.